Guía para la Constitución de Sociedades Mercantiles
Los pasos o etapas para constituir una sociedad y su duración estimada, los tenemos descritos en nuestro artículo https://www.gestoriaonlinesapientia.com/fases-cronograma-creacion-empresa/
Seguiremos ese guion para desarrollar la presente guía de constitución de sociedades.
Desarrollaremos, por tanto, los siguientes aspectos de la constitución de sociedades, orientando los aspectos mas significativos de cada elemento a decidir en cuanto a la configuración de cada sociedad:
- Decisiones previas
- Solicitud de reserva de denominación de la sociedad (Razón social) al Registro mercantil Central. Obtención del correspondiente certificado del nombre.
- Depósito del capital social
- Redacción de estatutos
- Firma en notaría de la escritura de constitución
- Solicitud de NIF provisional
- Inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil de la Provincia
- Alta fiscal y Solicitud de NIF definitivo
- Bastanteo de poderes en el banco donde se ha desembolsado el capital social
- Deducibilidad de los gastos de constitución de la sociedad
Índice
1. Decisiones previas
1.1 ¿Por qué sociedad mercantil y no emprender como autónomo?
Existen varias razones por las que una empresa o negocio deben plantearse su desarrollo a través de la constitución de una sociedad. Las principales entendemos serían las siguientes:
- Razón de número de partícipes en la empresa
- Razón financiera
- Razón fiscal
- Razón comercial
- Razón de riesgo patrimonial de los socios
Razón de número de socios o partícipes en el negocio: Parece evidente que, desde su propia nomenclatura, una sociedad tiene su esencia en la existencia de múltiples socios que participan en el desarrollo de un negocio, proyecto o empresa concreta. Por consiguiente, una sociedad parece la herramienta jurídica adecuada para que varios socios participen simultáneamente y en proporciones que pueden ser variables en un negocio concreto.
La aparición de las sociedades Unipersonales, introdujo una excepción a este enfoque, de tal manera que una sola persona podría desarrollar un negocio a través de una sociedad sin contar con más socios que él mismo. Evidentemente, ya serían razones de otra índole como fiscales, comerciales o de riesgo patrimonial las que aconsejaran la adopción de esta figura jurídica.
Razones financieras: La necesidad de dotar a la empresa de un soporte financiero importante y de disponer de unos fondos propios de elevada cuantía para acometer un negocio, puede obligarnos a contar con mas de un socio, por lo que nos veremos abocados necesariamente a una sociedad.
Esta situación se puede producir en origen del proyecto o en su posible desarrollo. Para estos casos, en que inicialmente una empresa se pueda iniciar con reducidos recursos y un solo socio y prevea la necesidad de que, en fase de desarrollo, requiera incorporar nuevos inversionistas, están las sociedades de constitución sucesiva, ya de responsabilidad limitada o anónimas.
Respecto a facilidad para obtener financiación bancaria, entendemos que depende más de solvencia, garantías y capacidad demostrable del negocio para devolución de las financiaciones recibidas, que de la forma jurídica del mismo.
Razones fiscales: El diferente régimen tributario a que se someten las rentas de personas físicas y de sociedades, puede llevar a que, en determinadas circunstancias, resulte fiscalmente más conveniente tributar por Impuesto de Sociedades. Para ello, se puede plantear la constitución de una sociedad. Nuestro consejo es que realice una previsión a tres años de sus ingresos y sus gastos y con esa información, encargue una simulación de tributación a una Asesoría o experto Fiscal antes de tomar su decisión.
Razones Comerciales: Por razones de imagen comercial o incluso por imposición de clientes principales o clientes clave, puede resultar más conveniente o incluso imprescindible para la viabilidad de la actividad, la constitución de una sociedad.
Razones de riesgo patrimonial del o los socios: Un autónomo o empresario individual y otras sociedades no mercantiles, por lo general, responden con el patrimonio personal de los socios por las deudas y responsabilidades que contraiga la empresa o negocio. A través de una sociedad, esta responde primero con su patrimonio y los socios responde de las deudas y responsabilidades que contraiga la sociedad, con el límite de sus aportaciones ya realizadas a dicha sociedad. Así pues, el patrimonio de los socios queda a salvo de responsabilidades, aunque existen casos excepcionales en los que el socio deberá responder con su patrimonio. Estos casos excepcionales están relacionados con la llamada doctrina del levantamiento del velo, doctrina asentada para evitar los abusos que se podrían producir cuando una sociedad es constituida para evitar o eludir el pago de las obligaciones y deudas de uno varios socios. Consulte con una Asesoría sobre estos casos de excepcionalidad.
1.2.- Composición del accionariado
A la hora de determinar la configuración accionarial de una sociedad, atención con el control de la sociedad. Situaciones de, o que lleven a 50-50 pueden suponer un bloqueo de la sociedad en su toma de decisiones.
1.3.- Forma jurídica de la Sociedad Mercantil
En España existen las siguientes formas jurídicas para constituir una sociedad Mercantil.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: Sociedad en la que los socios no tienen la obligación de responder con su patrimonio personal. Capital mínimo de 3.000 €.
Sociedad Limitada Nueva Empresa: Es un modelo similar a la sociedad de Responsabilidad Limitada, con alguna flexibilidad adicional a la SL tradicional, que permite, por ejemplo, aplazar deudas con hacienda sin aportar garantías. En la práctica la diferencia con la S.L. resulta prácticamente nula.
Sociedad Anónima: Es una sociedad mercantil en la que las participaciones de los socios están divididas en acciones y cuyo capital mínimo es de 60.000 €.
Sociedad de Responsabilidad Limitada Laboral: En una tipología similar a la S.L. con la peculiaridad de que la mayoría del capital ha sido aportado por los propios trabajadores de la empresa.
Sociedad Anónima Laboral: Tienen una forma jurídica muy similar a la de las SA, pero el capital social lo suscriben y aportan en su mayoría, los trabajadores de la empresa.
Sociedad Cooperativa: Se constituye mediante la unión de capital y trabajo de personas con intereses comunes en una actividad o sector determinado.
Decidir la forma jurídica adecuada de sociedad, es previo al inicio del proceso, y puede requerir contar con el asesoramiento de profesionales en la materia. Consulta con tu Asesoría.
1.4.- Determinación del tipo de órgano de Administración
Con carácter general, el órgano de administración de una sociedad mercantil es la persona o personas que asumen las funciones de gobierno y administración de la sociedad. Responsable de su gestión y representación.
Es un órgano imprescindible para que la sociedad pueda cumplir su fin u objeto social.
Su regulación principal se encuentra en la Ley de Sociedades de Capital. Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio modificada por la Ley 31/2014, de 3 de diciembre, por la que se modifica la Ley de Sociedades de Capital para la mejora del gobierno corporativo.
Según estas normativas, la administración de la sociedad se podrá confiar a un administrador único, o a varios administradores que pueden actuar individualmente (solidariamente), mancomunadamente o como órgano colegiado.
a) solidaria, de manera que cada uno de ellos puede actuar por sí solo;
b) mancomunada, cuando sea preciso para obligar a la sociedad que actúen conjuntamente (ya todos ellos ya varios);
c) colegiada: cuando la pluralidad de personas se organiza bajo la forma de Consejo de Administración.
Determinar la configuración mas adecuada del órgano de administración y su forma de actuación, es una decisión con connotaciones legales, previa al trámite de constitución de una sociedad, que tiene una influencia clave en su desarrollo y que requerirá contar con el asesoramiento de profesionales en la materia.
2.- Nombre de la sociedad (Razón Social)
Este en un paso necesario a desarrollar, aunque su importancia es mas de trámite que otra cosa, pues hay que distinguir entre Nombre de la sociedad (Razón Social) y la Marca o Nombre Comercial de los productos o servicios que comercializa la empresa.
El nombre o razón social es el nombre o denominación oficial de una empresa persona jurídica. Es la forma de identificar a la persona jurídica y que, junto con el NIF que se le asigne una vez constituida, permitirá identificarla de manera diferenciada e inequívoca.
Como hemos comentado, no tiene por qué coincidir con el nombre comercial de la misma o con las marcas de los productos o servicios que comercializa.
Veremos en este apartado cómo se realiza el trámite de solicitud y algunas reglas para obtener con éxito la reserva de la denominación social.
Solicitud: Debe realizarse ante el Registro mercantil Central. Se puede realizar de forma telemática y en su solicitud se deben incluir los siguientes datos:
Nombre del interesado o beneficiario de la reserva del nombre. El solicitante deberá coincidir con el nombre de uno de los fundadores o promotores de la sociedad que se constituya.
Denominación social que se solicita: En cada solicitud de Certificación negativa se consignarán hasta un máximo de cinco denominaciones por orden de preferencia. El registro hará reserva del primero que no se encuentre ocupado.
Forma social: En la denominación social deberá figurar la indicación de la forma social o su abreviatura.
El resultado de esta solicitud puede ser favorable o desfavorable.
Si fuera favorable y alguno de los nombres solicitados estuviera libre, El Registro Mercantil central emitirá el correspondiente certificado negativo en el sentido de que el nombre solicitado no está reservado, por lo que está disponible. Dicho certificado se podrá descargar de la web de Registradores con firma digital y código seguro de verificación, con lo que cualquier copia tendrá carácter de original. Este documento es esencial para dos actuaciones posteriores: La apertura de una cuenta bancaria a nombre de la futura sociedad en la que podrá desembolsar el capital social y la propia constitución y redacción de estatutos en los que deberá figurar en sus primeros artículos la razón social de la empresa, previamente reservada.
Si fuera desfavorable para todos los nombres solicitados, el Registro emite una comunicación en este sentido, y procede probar de nuevo con otras cinco denominaciones, y así sucesivamente hasta dar con alguna que no sea coincidente o similar con otro nombre de sociedad registrado previamente.
En el acto de constitución deberá estar presente como uno de los accionistas o partícipe, la persona a cuyo nombre se hizo la reserva de la razón social de la sociedad.
Dada la enorme cantidad de sociedades existentes y registradas previamente, resulta conveniente tener en consideración los siguientes aspectos prácticos a la hora de elegir un nombre para la sociedad:
– Las Sociedades Anónimas y Limitadas podrán tener una denominación subjetiva (de una persona) o una denominación objetiva, de una actividad, u otro tipo de nombre real o figurado.
– No podrá adoptarse una denominación objetiva que haga referencia a una actividad que no esté incluida en el objeto social. Por ejemplo, no se va a registrar en el Registro Mercantil una sociedad que se denomine ”Transportes XYZ” a una empresa cuya actividad (objeto social) vaya a ser, por ejemplo la intermediación inmobiliaria.
– En la denominación social no podrá incluirse total o parcialmente el nombre o el seudónimo de una persona física o jurídica sin su autorización o consentimiento. Siempre que se tenga que aportar una autorización a la solicitud de denominación social ésta debe presentarse con la firma de la persona autorizante legitimada por un Notario.
– A la denominación deberá seguir la forma social o los términos que, por imperativo legal, de acuerdo con la legislación especial de sociedades o entidades inscribibles.
– Agregar un número a un nombre u otro término, por sí mismo no resulta suficientemente diferenciador respecto a esos términos, salvo que el número venga acompañado de alguna caracterización adicional como por ejemplo “fundada en 2022”
– Cuando una denominación figura ya en otro idioma, se entiende que existe identidad entre ambas.
– Aconsejamos solicitar nombres de más de un término, dada la gran cantidad de nombres ocupados. Resultan más fácilmente diferenciables.
Es el conjunto de dinero, bienes y derechos patrimoniales, todos susceptibles de ser valorados económicamente, que los socios aportan a una sociedad mercantil. Una parte debe ser aportada en la constitución según determine la normativa para cada tipo de sociedad. Otra parte puede aportarse en algún momento del desarrollo futuro de la sociedad.
Para las sociedades de responsabilidad limitada la ley se sociedades de capital, establece que el capital mínimo, salvo excepciones, debe ser de 3.000 €. El capital inicial, que estará dividido en participaciones, ha de estar íntegramente suscrito y desembolsado y por ello tanto la escritura de constitución como la de un aumento de capital expresará las aportaciones realizadas por los socios.
Todas las especialidades en cuanto a las aportaciones de capital en las sociedades de responsabilidad limitada puedes consultarlas en el siguiente artículo publicado en nuestra web: https://www.gestoriaonlinesapientia.com/capital-constitucion-sociedades/
Puedes aplazar las aportaciones de capital en la constitución de tu sociedad de responsabilidad limitada. Te lo explicamos en el siguiente artículo de nuestra web: https://www.gestoriaonlinesapientia.com/constitucion-sociedades-sin-desembolso-capital/
Para las sociedades anónimas, el capital está dividido en acciones. Estas pueden estar representadas por títulos o mediante anotaciones en cuenta y el capital mínimo es de 60.000 €. En el acto de constitución debe estar íntegramente suscrito, pero sólo se exige un desembolso mínimo del 25%.
En cuanto a la aportación del 75% restante, serán los estatutos quienes determinen el momento y la forma de desembolso. A falta de regulación estatutaria, deberá estarse a lo que acuerde el órgano de administración, excepto que tratándose de aportaciones no dinerarias el plazo legal máximo de desembolso es de cinco años.
Para las aportaciones dinerarias de desembolsos de capital tanto de sociedades anónimas como de responsabilidad limitada, es necesario que la sociedad tenga abierta una cuenta bancaria a su nombre en la que realizar los partícipes o sus accionistas sus respectivos desembolsos.
La apertura de cuenta bancaria a nombre de la sociedad, se puede efectuar en base al certificado de nombre obtenido del Registro mercantil central y será imprescindible aportar al banco seleccionado para su apertura, copia del DNI del titular del certificado de reserva de denominación y copia del certificado emitido por el Registro Mercantil Central.
4. Estatutos de la Sociedad
Constituyen una de las menciones necesarias de la escritura de constitución. Su función es regular la organización y funcionamiento de la sociedad.
SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
La Orden JUS/3185/2010, de 9 de diciembre, por la que se aprueban los Estatutos-tipo para sociedades de responsabilidad limitada, facilita un modelo (de adopción voluntaria) de estatutos para estas sociedades que contienen los elementos de obligada mención en estatutos. Los Estatutos-tipo previstos en esta Orden se utilizarán por las sociedades de responsabilidad limitada constituidas por uno o varios socios cuando reúna las siguientes características: 1. La constitución de la sociedad se realice por vía telemática. 2. El capital social no sea superior a 3.100 euros. 3. Los socios sean personas físicas 4. El órgano de administración sea un administrador único, varios administradores con facultades solidarias o dos administradores con facultades mancomunadas.
El Real Decreto 421/2015, de 29 de mayo, regula los modelos de estatutos-tipo y de escritura pública estandarizados de las sociedades de responsabilidad limitada y anónima. La adopción de estos estatutos tipo permite la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada directamente en la plataforma telemática del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (en adelante, CIRCE) en coste muy ajustado y plazos muy cortos.
Las menciones mínimas reguladas en la Ley de Sociedades de Capital en su artículo 23 son las siguientes:
a) La denominación de la sociedad.
b) El objeto social, determinando las actividades que lo integran.
c) El domicilio social.
d) El capital social, las participaciones o las acciones en que se divida, su valor nominal y su numeración correlativa.
e) El modo o modos de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren.
f) El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.
g) Retribución de administradores. Se entenderá que el cargo no es retribuido si no se determina la forma de retribución en estatutos. La problemática de retribución de administradores y su tratamiento, la tenemos desarrollada en el artículo al que puede acceder con el siguiente enlace. https://www.gestoriaonlinesapientia.com/problematica-retribucion-socios-administradores/
Sapientia recomienda la constitución de sociedades de forma telemática y el empleo de estatutos tipo que agilizan y abaratan la constitución de sociedades limitadas. De querer incorporarse alguna especialidad adicional no contemplada en estos estatutos, recomendamos asesorarse de expertos mercantiles o acudir a una Asesoría experta en constitución de sociedades.
SOCIEDADES ANÓNIMAS
En cuanto a las sociedades anónimas el contenido de sus estatutos está regulado por el mismo Artículo 23 de la Ley de Sociedades de Capital. Las menciones mínimas que deben contener son las siguientes:
– Denominación de la sociedad con la indicación de «anónima» o su abreviatura S.A.
– Un objeto social posible y lícito. Al establecer el objeto social se debe determinar con precisión la actividad o actividades a la que la sociedad se va a dedicar. Puede estar integrado por varias actividades, pero no deben emplearse expresiones genéricas de tal forma que quepa cualquier actividad. En ese caso, el Registro Mercantil denegará la inscripción de la sociedad.
– La duración de la sociedad: será normalmente por tiempo indefinido, aunque en estatutos se puede establecer un término o plazo cuyo cumplimiento o vencimiento opere como causa de disolución de la sociedad.
– La fecha de comienzo de las operaciones de la sociedad. No tiene por qué coincidir con la del otorgamiento de la escritura de constitución, aunque es lo habitual.
– El domicilio social que es el lugar debe estar en el lugar del territorio español donde se establece la administración y dirección de la sociedad, o el lugar donde está el principal centro de explotación.
– La cifra del capital social y el número de acciones en que se divida, su valor nominal y si son nominativas o al portador. En el caso de que no se haya desembolsado íntegramente este capital, deberá figurar la parte no desembolsada y se establecerá la forma y plazo máximo en el que se deberán satisfacer los dividendos pasivos. Deberá especificarse si las acciones están representadas por medio de títulos o por medio de anotaciones en cuenta.
– La estructura del órgano de administración. Se determinará quienes son los administradores y el régimen de administración de los mismos, el sistema de retribución, el plazo de duración del cargo y el número máximo y mínimo de miembros del Consejo de administración.
– El modo de deliberar y adoptar los acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.
– La fecha de cierre del ejercicio social. Si no está nada establecido en los estatutos en sentido contrario, se entiende que el ejercicio social termina el 31 de diciembre. En ningún caso el ejercicio social podrá ser superior a 1 año.
– Si hubiera restricciones a la libre transmisibilidad de las acciones, detallarlas.
– Si hubiera ventajas o derechos especiales que se reserven los promotores o fundadores de la sociedad, especificarlas en estatutos.
– La posibilidad de retribución de los administradores y su forma, debe estar contemplada en estatutos. La no mención en estatutos de la retribución de los administradores, se entenderá como que el cargo no es retribuido.
5. Firma en Notaría de la Escritura de la Constitución
Las sociedades mercantiles Anónima y de responsabilidad limitada, deben formalizarse en escritura pública e inscribirse estas en el Registro Mercantil de la provincia del domicilio social.
Para dicha firma, los promotores y administradores deberán personarse en notaría y aportar a la oficina notarial en el acto de la firma la siguiente información:
- DNI de los promotores y administradores
- Certificado de reserva del nombre
- Certificado de depósito bancario de los desembolsos en dinero del capital
- En el caso de aportaciones en especie, justificante de titularidad de los bienes aportados (factura de adquisición o escritura de propiedad).
- Redacción que se quiere dar a los estatutos. En caso de constitución de sociedades por vía telemática, esta información se aporta a la notaría desde CIRCE.
6. Solicitud del NIF Provisional
Una vez firmada la escritura de constitución, las propias notarías tienen concierto con la AEAT y ellas mismas pueden obtener tras la firma, el NIF provisional de la sociedad.
Puede ser inmediato, pero en la práctica suelen tardar 24-48 horas. El plazo pasa a ser 6 horas hábiles en caso de hacer todo el proceso de constitución de la sociedad a través de CIRCE en un punto PAE.
Una vez obtenido el NIF provisional, procede la confección y presentación del modelo 600 (ITP Operaciones societarias) ante la hacienda autonómica correspondiente.
La constitución de sociedades y la suscripción y desembolso del capital social está sujeto, pero exento del impuesto de Transmisiones Patrimoniales en su modalidad de operaciones societarias, pero ello no quita que haya que confeccionar y presentar la correspondiente declaración que debe acompañar a la escritura de constitución para su inscripción en el registro mercantil.
Puede ser inmediato, pero en la práctica suelen tardar 24-48 horas. El plazo pasa a ser 6 horas hábiles en caso de hacer todo el proceso de constitución de la sociedad a través de CIRCE en un punto PAE.
El modelo 600 presentado ante la hacienda autonómica correspondiente, es un documento imprescindible que debe acompañar a la copia electrónica de la escritura de constitución en su envío al Registro Mercantil para su inscripción.
7. Inscripción de la Escritura de la Constitución en el Registro Mercantil de la provincia
La notaría, junto a la declaración modelo 600 y su justificante de presentación, puede remitir al Registro Mercantil para inscripción, copia digital de la escritura de constitución junto a la documentación incorporada a la propia escritura. El plazo normal para inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil es de 15 días hábiles.
El plazo pasa a ser 6 horas hábiles en caso de hacer todo el proceso de constitución de la sociedad a través de CIRCE desde un punto PAE.
8. Alta fiscal y solicitud de NIF definitivo
Una vez registrada en el Registro Mercantil la escritura de constitución, es necesario solicitar ante la Agencia Tributaria el CIF definitivo y el alta censal de la empresa en hacienda mediante confección y presentación del modelo 036 por el que se proporcionan a la AEAT todos los datos relacionados con la empresa y la actividad o actividades que va a realizar.
Este alta censal y solicitud de NIF definitivo (que será el mismo NIF que el provisional), se realiza de forma automática desde CIRCE en las constituciones telemáticas de sociedades. En otros casos, debe ser el administrador o administradores de la sociedad quienes lo soliciten presentando ante la AEAT el correspondiente modelo 036.
Los fondos aportados al capital social de la sociedad, no podrán disponerse hasta que el banco tenga bastanteada la escritura de constitución y las facultades de los administradores en ella recogidos. Para ello, habrá que aportar original y copia de la escritura de constitución al Banco.
10. Gastos de Constitución
Los gastos de constitución son gastos plenamente deducibles en el impuesto sobre sociedades por su importe Neto, es decir por la base imponible recogida en sus facturas de gastos. Se incluye por ello honorarios de letrados, notarios y registradores; impresión de memorias, boletines y títulos; publicidad; comisiones y otros gastos de colocación si los hubiere.
Las cuotas de IVA soportadas en la constitución de la sociedad, son también deducibles.
Puedes consultar la forma de deducir estas facturas de gastos en nuestra web: https://www.gestoriaonlinesapientia.com/gastos-constitucion-sociedad/
11. Obligaciones contables de la Sociedad Constituida
El Código de Comercio en su artículo 25 establece lo siguiente:
Art. 25.
1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.
Y en su artículo 28 se regulan el contenido de estos libros:
Art. 28.
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
2. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
Puedes consultar el reflejo contable de la constitución de la sociedad en nuestra web; https://www.gestoriaonlinesapientia.com/asiento-contable-creacion-empresa/
Desde Sapientia aconsejamos contratar, desde un primer momento, una asesoría para la llevanza de la contabilidad de la sociedad recién constituida, que aportará experiencia y conocimientos para confeccionar una contabilidad que, no solo se adecúe a las exigencias legales y fiscales, sino que, llevándola permanentemente actualizada, sirva de información adecuada para la toma de decisiones del empresario.
Cuenta con Sapientia para la Constitución de tu Sociedad Limitada.
