Guía sobre facturación

Guía de facturación: Emisión y conservación de facturas

1.- Normativa reguladora específica sobre facturación

El reglamento de facturación aprobado por RD 1619/2012 regula los requisitos que ha de cumplir la factura.
Adicionalmente la diversa normativa fiscal complementa esta regulación definiendo los efectos o trascendencia de estas facturas a efectos de los respectivos tributos. En concreto:

• En el IRPF los artículos 104.1 y artículo 68.1 regula obligaciones de conservación de facturas y obligación de aportarlas como elemento justificativo de rentas, gastos, ingresos, deducciones o reducciones de cualquier tipo y a exhibirlos ante los órganos competentes de la administración tributaria cuando así les sea requerido.
• En el impuesto de sociedades, artículo 131, se regula la facultad de la administración tributaria para realizar comprobación e investigación mediante examen relativo a la documentación y justificantes relativos al negocio del sujeto pasivo (facturas incluidas) y de tal forma, poder comprobar la base imponible del mismo conforme a la propia
• Ley del Impuesto de Sociedades. Establece el Código de Comercio (artº 30) la obligación de conservación durante 6 años de los documentos concernientes al negocio.
  En el impuesto sobre el valor añadido el artº 97.uno y dos regulan que solo pueden ejercer el derecho a deducción de cuotas soportadas los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho, regulando la misma ley otras cuestiones como:
• Artº 136 LIVA los documentos justificativos del derecho a deducción.
• Artº 140 LIVA requisitos formales.
• Artº 144 LIVA la especial trascendencia de la factura.

2.- ¿Qué es una factura? Obligación de expedir facturas, de remitirlas y de conservarlas

La factura es el documento mercantil que soporta (da soporte escrito) oficialmente la entrega de bienes o prestaciones de servicios y como tal produce efectos legales en materia civil, mercantil y fiscal.

Es también el elemento que soporta la repercusión del os impuestos indirectos que resulten de obligada aplicación a la operación.

La emisión de la correspondiente factura tiene carácter obligatorio para determinados sujetos y operaciones, con el objeto de soportar y documentar la realización de una operación comercial.

Omitir la emisión de la factura puede significar la pérdida o dificultad para ejercer el derecho al cobro de la operación, aparte de las consecuencias legales, fiscales e incluso penales que puede acarrear.

El reglamento de facturación antes comentado, recoge en su Artículo 1 la obligación de expedir, entregar y conservar factura o justificantes de las operaciones, en los siguientes términos:

• Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

Emisión de facturas en soporte digital: El Artículo 8 del Reglamento de facturación contempla expresamente la posibilidad de emitir facturas en formado digital o electrónico:
Artículo 8. Medios de expedición de las facturas.

1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

El uso para esta finalidad de programas de facturación como el que facilita SAPIENTIA de forma gratuita a sus clientes, resulta altamente recomendable dado que facilita el cumplimiento de todas las obligaciones formales de la factura y genera un documento digital rápida y fácilmente remisible a los clientes e incorporables a un archivo digital que suponga la digitalización de la administración sin papeles de empresas y profesionales.

Obligación de conservar las facturas

Las facturas tanto emitidas como recibidas deberán conservarse durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Lo que especifica dicha ley a estos efectos es lo siguiente: Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165. Uno de la Ley 37/1992).

Debemos aclarar como computar esos 4 años: Se computan los 4 años desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente declaración o autoliquidación.

Desde la perspectiva de cuotas de IVA, para el año N, dado que las declaraciones de cada ejercicio presentan resúmenes anuales los finales de enero del año siguiente al cierre del ejercicio anual, computaríamos los cuatro años desde el 1 de febrero del año N+1.

Desde la perspectiva de que las facturas representan el soporte de un ingreso o de un gasto computable a efectos del IMPUESTO DE SOCIEDADES y dado que el fin de plazo de declaración en período voluntario del impuesto de sociedades finaliza el día 25 de julio del año siguiente al cierre del ejercicio anual, computaríamos los cuatro años desde el 26 de julio del año N+1.

En cuanto a las formas de conservación de las facturas y otros documentos, el reglamento de facturación, en su artículo 20 establece que los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, a que se hace referencia en el artículo 19, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.

A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.

Y todo esto principalmente enfocado a que se garantice por el sujeto pasivo un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada.

Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión por parte de la Administración Tributaria.

3.- ¿Quiénes están obligados a emitir facturas?

Están obligados a expedir facturas los empresarios o profesionales que realicen, en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, entregas de bienes o prestaciones de servicios.

Esta obligación se extiende incluso a las entregas de bienes y/o prestaciones de servicios no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto del IVA, sin más excepciones que las reguladas en el propio Reglamento de Facturación en su artículo 3.

Quiere esto decir que los particulares que hagan entrega de bienes o prestaciones de servicios que no supongan una manifestación de ejercicio de una actividad empresarial o profesional, no tienen la obligación de emitir facturas.

4.- ¿Cuáles son las excepciones a empresarios o profesionales en la obligación de expedir facturas, recogidas reglamentariamente?:

a) Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su ley reguladora.
b) Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia.
c) Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del Impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
d) Aquéllas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en relación con sectores empresariales profesionales o empresas determinadas

5.- ¿Cómo se emite una factura y que datos debe recoger? Menciones obligatorias de las facturas completas.

Las menciones que ha de contener obligatoriamente la factura completa son las siguientes:

1.- Numeración: Toda factura ha de contener su número, y en su caso, su serie.

2.- Datos de identificación o denominación: Toda factura ha de contener nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto de quien expide la factura como del destinatario de las operaciones.

3.- Números de identificación fiscal (NIF) del expedidor y del destinatario, si bien la configuración de la obligación es diferente respecto del expedidor que del destinatario: Para el expedidor siempre es obligatorio consignar su NIF, para el NIF del destinatario solo será obligatorio en los siguientes supuestos:

a) En las entregas de bienes destinados a otros estados miembro exentas conforme a LIVA art. 25.
b) Cuando se trate de una operación cuyo destinatario sea sujeto pasivo del IVA.
c) Cuando se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el Territorio de aplicación del IVA y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en ese territorio.

4.- Domicilio: Toda factura ha de contener los domicilios tanto del obligado a expedir la factura como como del destinatario de las operaciones, incluso cuando este actúa como persona física que no actúa como empresario o profesional.

En el caso del expedidor, como norma general, se consignará el domicilio fiscal que figure en el censo de empresarios en que se halle inscrito.

5.- Descripción de las operaciones: Toda factura debe contener la descripción de las operaciones incluyendo todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA, incluyendo el precio unitario sin IVA de cada referencia, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en cada precio unitario.

6- Tipo impositivo: Toda factura ha de contener obligatoriamente la mención del tipo impositivo o los tipos impositivos aplicados a las operaciones que en la factura se documentan.

Si hubiera recargo de equivalencia, deberá consignarse además de forma separada el tipo del recargo de equivalencia aplicado.

7.- Cuota Tributaria: Toda factura ha de contener obligatoriamente la mención a la cuota tributaria de IVA repercutida, la cual debe consignarse por separado.
La cuota tributaria de IVA debe consignarse necesariamente en EUROS, con independencia de que el resto de magnitudes o importes se expresen en cualquier moneda. Además, debe recogerse por separado la cuota correspondiente a cada tipo de IVA aplicado.

8.- Fecha de expedición y de realización de las operaciones si esta fuera distinta de la de expedición de la factura: Toda factura ha de contener mención de la fecha de expedición que normalmente coincidirá con la que se hayan realizado las operaciones que en ella se documenten. Si fueran diferentes fechas, deberá hacerse constar ambas fechas.

6.- La factura simplificada

La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de una factura simplificada cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido.

También podrán cuando deba expedirse una factura rectificativa.

Adicionalmente, los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las operaciones que se describen a continuación:

a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
A estos efectos, tendrán la consideración de ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos.

b) Ventas o servicios en ambulancia.

c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

d) Transportes de personas y sus equipajes.

e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o
comidas para consumir en el acto.

f) Servicios prestados por salas de baile y discotecas.

g) Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.

h) Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.

i) Utilización de instalaciones deportivas.

j) Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

k) Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

l) Alquiler de películas.

m) Servicios de tintorería y lavandería.

n) Utilización de autopistas de peaje.

Contenido de las facturas simplificadas:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa.
b) La fecha de su expedición.
c) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
d) Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
e) La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
f) Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido». Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
g) Contraprestación total.
h) En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

7.- Supuestos especiales de facturación: La factura rectificativa

El reglamento de facturación en su artículo 15 establece cuando procede emitir una factura rectificativa: Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en cuanto a su contenido.

Igualmente, será obligatoria la expedición de una factura rectificativa en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que, según lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley del Impuesto, dan lugar a la modificación de la base imponible.

En nuestro artículo describimos una serie de errores en las facturas que debes evitar.

Los supuestos contemplados de modificación de la base imponible en este artículo 80 LIVA son los siguientes:

• Cuando se produzca Devolución de envases y embalajes por importes previamente cargados en factura.
• Cuando se reconozcan descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad al momento de la operación.
• Cuando por resolución firme, judicial o administrativa, o con arreglo a Derecho o a los usos de comercio queden sin efecto total o parcialmente las operaciones gravadas o se altere el precio después del momento en que la operación se haya efectuado.
• Cuando el destinatario de las operaciones sujetas al Impuesto no haya hecho efectivo el pago de las cuotas repercutidas y siempre que, con posterioridad al devengo de la operación, se dicte auto de declaración de concurso de acreedores.
• Cuando los créditos correspondientes a las cuotas repercutidas por las operaciones gravadas sean total o parcialmente incobrables.

No obstante, cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un
posterior suministro que tenga el mismo destinatario y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura, no será necesaria la expedición de una factura
rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.

Un esquema de lo comentado hasta ahora lo puedes encontrar en el siguiente artículo

Momento en que se debe expedir la factura rectificativa: La expedición de la factura rectificativa deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que, conforme a los apartados anteriores, obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto.

Contenido de la factura rectificativa: La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que se haga constar los datos identificativos de la factura rectificada.

La factura rectificativa deberá cumplir los requisitos de contenido que se establecen para la factura completa o simplificada, según proceda.

En cuanto a la descripción de la operación, tipo de IVA y cuota de IVA, se detallará la rectificación que se efectúa. En particular, en relación con los datos antes indicados, se podrán consignar, bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, bien tal y como queden tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación.