Deducción de gastos en vehículos de Sociedades

Cómo deducir la cuota de IVA y gasto de impuesto de sociedades de vehículos turismo para empresas

El artículo 92 Uno de la Ley del IVA sobre Cuotas tributarias deducibles establece que “Los sujetos pasivos podrán deducir de las cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido devengadas por las operaciones sobre gravadas que realicen en el interior del país las que, devengadas en el mismo territorio, hayan soportado por repercusión directa o correspondan a las siguientes operaciones: 1.º Las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por otro sujeto pasivo del Impuesto.

El apartado dos del mismo artículo, establece que “El derecho a la deducción establecido en el apartado anterior sólo procederá en la medida en que los bienes y servicios adquiridos se utilicen en la realización de las operaciones comprendidas en el artículo 94, apartado uno, de esta Ley.

El artículo 94 apartado uno de la misma ley establece que podrán deducir las cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido comprendidas en el artículo 92 en la medida en que los bienes o servicios, cuya adquisición o importación determinen el derecho a la deducción, se utilicen por el sujeto pasivo en la realización de operaciones efectuadas en el ámbito espacial de aplicación del impuesto que, entre otras, consistan en entregas de bienes y prestaciones de servicios sujetas y no exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En consecuencia, el empresario deberá ver cuál es el efectivo grado de afectación del vehículo a la actividad empresarial y acreditarlo por cualquier medio de prueba admitido a derecho según las reiteradas consultas a la administración, que se han realizado.

El artículo 95 Artículo establece limitaciones del derecho a deducir y aclara que los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional.

También dispone que “Cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por 100

Y finalmente que “No obstante lo dispuesto en esta regla 2.ª, los vehículos que se relacionan a continuación se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 100 por 100: …

e) Los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.”

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Como conclusión a todas estas consideraciones, debemos extraer las siguientes:

  • El empresario deberá probar la afectación del vehículo a la actividad de la empresa.
  • El empresario debe determinar cuál es el efectivo grado de afectación que el vehículo adquirido tendrá a la actividad de la sociedad.
  • Podrá deducir el IVA soportado en adquisición y gastos de uso de dicho vehículo en la proporción determinada.
  • Si el grado de afectación determinado es del 50% no deberá probar nada en relación con el grado de afectación, pues se encuentra dentro del supuesto recogido por ley y deducir el 50% del IVA soportado.
  • Si el grado de afectación determinado es superior al 50%, deberá probar dicho grado de afectación superior. Para poder justificar ese superior grado de afectación, la empresa podrá aportar partes de visitas a clientes, a proveedores, administraciones, etc…y todo aquello que pueda demostrar que se utiliza el vehículo con fines empresariales. Es conveniente llevar una agenda de visitas y pruebas de su efectiva realización con firma o sello de los clientes, proveedores o administraciones de la visita realmente realizada. También podrá justificar un grado de afectación superior por constituir parte del uso del vehículo una retribución en especie de un empleado o directivo.
  • Los vehículos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales podrán deducirse al 100% sin más prueba de que están asignados a personas con estas funciones.
  • En cualquier caso, toda cuota de IVA que pretenda deducirse debe estar soportada por una factura emitida en la forma legalmente establecida. Reparemos por ejemplo que la mayoría de las cuotas de IVA soportadas por gastos de peaje no son deducibles, ya que normalmente los justificantes que se entregan al pasar por la estación de peaje son tickets con información incompleta y no deducible ni a efectos de IVA ni del Impuesto sobre Sociedades. Para ello, es recomendable usar el sistema de tele peaje Vía-T, para a posteriori poder solicitar facturas completas. En el caso de los gastos de parking, es muy similar a los gastos de peaje, puesto que, los tickets de parking de zona azul de muchas ciudades sirven de poco. Si se trata de un parking público o privado al uso, es imprescindible solicitar factura completa a la empresa concesionaria. Se recomienda, por tanto, si el parking se visita con relativa frecuencia, usar la opción que nos dan las facturas recapitulativas, esto permitiría agrupar en una sola factura todas las visitas al parking. Igualmente, y por las mismas razones, para el combustible es aconsejable o tarjeta de combustible o solicitar en cada ocasión en la estación de servicio una factura en regla por el abastecimiento realizado, pues los tickets que generalmente emiten, no reúnen los requisitos formales exigidos.

Deducción del gasto de vehículos a efectos del impuesto de Sociedades

La normativa fiscal exige que los gastos, para que sean deducibles del Impuesto de sociedades, han de estar relacionados con los ingresos de forma directa, es decir que se hayan ocasionado en el ejercicio de la actividad y sean necesarios para obtener los ingresos, correspondiendo al contribuyente la demostración de que se dan tales circunstancias.

Si el vehículo está afecto en exclusiva a la actividad de la empresa (quiere decir que se dispone de la factura de compra correspondiente, está contabilizado y se puede probar la exclusividad de uso), se puede deducir la totalidad de los gastos derivados de su compra, así como los derivados de consumo y su mantenimiento. De lo contrario, no podrá deducir ningún gasto del vehículo a efectos del impuesto de sociedades.
Pero lo habitual suele ser uso compartido privado y fines de empresa. Dentro de este apartado, y por la parte de utilización del vehículo que no corresponda al ejercicio de la actividad, nos encontraremos con que existirá una retribución en especie en beneficio del trabajador (o socio o administrador) que utilice el vehículo para fines particulares.

En este caso, la empresa igualmente podrá deducirse todos los gastos relacionados con el vehículo, pero la empresa deberá imputar una retribución en especie a favor de la persona que lo esté utilizando. Para ello, el empresario debe determinar cuál es el efectivo grado de afectación que el vehículo adquirido tendrá a la actividad de la sociedad y que parte se destina a uso privado del socio, administrador o empleado. En ese caso, los gastos que sean proporcionales al uso que se hace del vehículo para fines particulares, tendrá el carácter de gasto de personal como retribución en especie, y será igualmente deducible para la empresa.

En definitiva, en el impuesto de sociedades el ajuste que habría que hacer en su caso sería un “ajuste formal” de cara a cómo llamamos al gasto, si es gasto de personal (igual que las nóminas), o si es un gasto de compra de vehículo, de combustible, etc. Pero ese cambio de nombre no tiene incidencia en cuanto a mayor o menor pago de impuestos (siempre que los fines personales del vehículo sean de una persona, socio o administrador que trabaje en la empresa o un trabajador). Esta regla no se aplica a socios o administradores que no trabajen en la empresa, ya que en ese caso tendrán el carácter de dividendo en especie, no deducible.

El siguiente paso consiste en determinar cómo cuantificamos la parte de uso empresarial y uso privado del vehículo. Esta cuestión no tiene determinada una regla legal de cálculo y, por tanto, se trata de hacer interpretar el texto de la ley, y de ver cómo se está interpretando en casos similares por Hacienda y por los Tribunales, además de lo que la empresa pueda justificar.

En cuanto al porcentaje de utilización privada, Hacienda venía interpretando que el prorrateo entre ambos usos debería de hacerse según las horas en que el vehículo haya estado a disposición del uso privado o del uso empresarial.

No obstante, los tribunales vienen interpretando recientemente que la ley no habla de disponibilidad (se use o no el vehículo), sino de utilización o uso efectivo (de forma que si está aparcado en la puerta de la casa del socio-trabajador o empleado, no lo está utilizando y por tanto no computaría para su uso privado). Por lo tanto, debe atenderse a la efectiva utilización del vehículo y no a la mera facultad de disposición. Así, se viene entendiendo como razonable que el uso privado y empresarial sea del 50-50%. Para poder justificar ese 50 % máximo de uso empresarial, la empresa podrá aportar partes de visitas a clientes, a proveedores, administraciones, bancos…, y todo aquello que pueda demostrar que se utiliza el vehículo con fines empresariales.

En cuanto a la base de cálculo para valoración del uso privado, debemos partir del cálculo del coste anual del vehículo. El coste de amortización debemos estimarlo en un 20% anual del valor de adquisición del vehículo. Para un vehículo nuevo en garantía, los dos primeros años las reparaciones no deberían tener coste. Los consumos son diferenciables y además se puede establecer que la empresa solo paga combustible y peaje de los desplazamientos para fines empresariales. Por consiguiente, un ejemplo de cálculo de valor de retribución en especie para un vehículo con afectación del 50% de 30.000 € de valor de compra podría ser el siguiente:

  • 30.000*50% de afectación/ 5 años de vida: 3.000 € anuales, 250 € mensuales de retribución en especie. La empresa deberá determinar en este caso que el trabajador paga el combustible de sus desplazamientos privados y deberá poder probar el efectivo grado de afectación del 50%.
  • Deberá incorporar a la nómina del socio/administrador y trabajador 250 € de retribución en especie, y retener e Ingresar el IRPF correspondiente.

Como conclusión a todas estas consideraciones, debemos extraer las siguientes:

  • El empresario deberá probar la afectación del vehículo a la actividad de la empresa.
  • El empresario debe determinar cuál es el efectivo grado de afectación que el vehículo adquirido tendrá a la actividad de la sociedad.
  • Podrá deducir el gasto incurrido por amortización y demás gastos de uso del vehículo en la proporción determinada.
  • El empresario deberá poder probar ante la administración el grado de afectación del vehículo a la actividad, cualquiera que sea este, por medios de prueba generalmente aceptados. Para poder justificar ese grado de afectación, aparte de las facturas de todos los gastos incurridos, la empresa podrá aportar partes de visitas a clientes, a proveedores, administraciones, etc…y todo aquello que pueda demostrar que se utiliza el vehículo con fines empresariales. Es conveniente llevar una agenda de visitas y pruebas de su efectiva realización con firma o sello de los clientes, proveedores o administraciones de la visita realmente realizada.
  • Los gastos incurridos en los vehículos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales podrán deducirse al 100% sin más prueba de que están asignados a personas con estas funciones.
  • Los gastos incurridos en vehículos de uso compartido privado y fines de empresa, la empresa igualmente podrá deducirse el 100% de los gastos relacionados con el vehículo, cuando la empresa impute una retribución en especie a favor de la persona empleado que lo esté utilizando en cuantía equivalente al valor de coste de tal uso. Esta parte de gasto deberá contabilizarse como gasto de personal en la contabilidad de la empresa.
  • En cualquier caso, todo gasto que pretenda deducirse en el impuesto de sociedades debe estar soportada por facturas emitida en la forma legalmente establecida.
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