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Fases creación sociedad
Las etapas a desarrollar serían las siguientes, que a continuación desarrollamos brevemente:
- Decisiones previas
- Solicitud de reserva de denominación de la sociedad (Razón social) al Registro mercantil Central.
- Obtención del correspondiente certificado del nombre.
- Apertura de cuenta bancaria a nombre de la sociedad en base al certificado de nombre
- Depósito del capital social
- Redacción de estatutos
- Firma en notaría de la escritura de constitución
- Solicitud de NIF provisional
- Confección y presentación del modelo 600 (ITP) ante la hacienda autonómica correspondiente.
- Inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil de la Provincia
- Alta fiscal y Solicitud de NIF definitivo
- Bastanteo de poderes en el banco donde se ha desembolsado el capital social
Decisiones previas
El o los socios, antes de iniciar el trámite de constitución de una sociedad, deberán haber concretado algunas cuestiones previas respecto a la propia configuración de la sociedad y que condicionan la propia constitución de la sociedad y la redacción de sus estatutos. Serían las siguientes:
- Composición del accionariado y sus porcentajes de participación. Atención con el control de la sociedad. Determinar que socio va a solicitar al Registro la reserva del nombre de la sociedad y que necesariamente deberá estar en la constitución de la sociedad.
- Forma jurídica de la sociedad. Si va a ser sociedad civil o mercantil y en este último caso, qué forma jurídica de sociedad mercantil se quiere constituir, si sociedad de responsabilidad limitada o sociedad anónima. La sociedad de responsabilidad limitada admite a su vez una variante que es Sociedad Limitada Nueva Empresa. En nuestra gestoría para emprendedores y startups te ayudamos a valorar las ventajas e inconvenientes de cada opción antes de dar el paso.
- Tipo de órgano de administración, su composición y personas a designar para cubrir los cargos de administradores. La importancia de esta definición estará en decidir quien o quienes tomarán las decisiones clave de administración de la sociedad y tendrán facultades para la disposición de todos sus bienes y caudales.
- Retribución o no del órgano de administración por el ejercicio de estas funciones y la forma de retribución en su caso. Si no se menciona este aspecto en la constitución, se entenderá que el órgano de administración será no retribuido.
La duración de esta etapa indeterminada, pero puede plasmarse en un preacuerdo de socios para la constitución o un acta de la reunión que se materialice en lo que dura una reunión de socios o una videoconferencia.
Adicionalmente deben concretarse previamente todas las características de la sociedad que deben configurar sus estatutos, como denominación de la sociedad, domicilio social, objeto social o actividad que va a desarrollar la empresa, capital necesario y su forma de aportación, sistema de administración de la sociedad y sistema de adopción de acuerdos.
Solicitud de reserva de denominación de la sociedad (Razón social) al Registro mercantil Central. Obtención del correspondiente certificado del nombre.
Se puede realizar de forma telemática. Se deben incluir los siguientes datos:
- Nombre del interesado o beneficiario de la certificación que deberá coincidir con el nombre de uno de los fundadores o promotores.
- Denominación social que se solicita: En cada solicitud de Certificación negativa se consignarán hasta un máximo de cinco denominaciones por orden de preferencia. El registro hará reserva del primero que no se encuentre ocupado.
- Forma social: En la denominación social deberá figurar la indicación de la forma social o su abreviatura.
El Registro Mercantil central emitirá el correspondiente certificado que se podrá descargar de la web de Registradores con firma digital y código seguro de verificación, con lo que cualquier copia tendrá carácter de original.
La duración de esta etapa será de dos o tres días hábiles, plazo que normalmente tarda el registro en resolver la solicitud y emitir el certificado, para los trámites que se realicen telemáticamente.
Apertura de cuenta bancaria a nombre de la sociedad en base al certificado de nombre
Será imprescindible aportar al banco copia del DNI del titular del certificado de reserva de denominación y copia del certificado emitido por el Registro Mercantil Central. Dependiendo del banco, este trámite se puede realizar en un solo día o puede dilatarse algo más.
De acuerdo con la nueva normativa mercantil, ya no es necesaria la apertura de cuenta bancaria previa a la constitución de la sociedad. La realidad es que se puede constituir sociedades con un capital social mínimo de 1 € y adicionalmente se puede hacer constar en escritura que no se acredita el desembolso del capital social, lo que hace innecesaria la apertura previa de cuenta bancaria.
Depósito del capital social
Solo para los casos en que haya depósito previo del capital social. Según se ha comentado en el punto anterior, no resulta obligada la justificación del desembolso del capital social para constituir la sociedad.
No obstante, en aquellos casos en que se haya determinado recoger en escritura de constitución su desembolso, el capital social puede depositarse durante o después de la apertura de la cuenta bancaria y deber justificarse mediante certificado del banco su depósito.
- Certificado bancario: Emitido tras el depósito. El plazo normal varía entre 1 y 3 días.
En caso de depósito, se debe obtener un certificado bancario escrito del depósito realizado.
No computamos plazo para el depósito, pues puede obviarse o realizarlo simultáneamente con el paso anterior. Para el certificado bancario, puede obtenerse en el mismo día o demorarse dos o tres días según cada entidad bancaria.
Redacción de estatutos
Los principales puntos que recogen los estatutos sociales son: Denominación social, Domicilio social, Objeto social o actividad de la empresa, Capital aportado, Sistema de administración de la sociedad y Adopción de acuerdos. Estos datos hay que aportarlos a la notaría para que los recoja en Estatutos. Tanto La notaría como cada Asesoría dispone de modelos de estatutos que completará con estos datos aportados.
Existen unos estatutos-tipo publicados por el ministerio de justicia y aprobados por la Orden JUS/3185/2010, de 9 de diciembre que aprueba los Estatutos-Tipo que podrán utilizar las sociedades de responsabilidad limitada que pretendan constituirse. Son muy sencillos y los recomendamos en la medida de lo posible.
La redacción de estatutos es un plazo que depende de la capacidad de respuesta de cada notaría o Asesoría pero que no debe suponer más de dos días hábiles de plazo. Si se opta por estatutos tipo, el plazo es inmediato.
Firma en notaría de la escritura de constitución
Deben personarse en notaría todos los socios y los administradores si fueran diferente persona que los socios. Pueden estar presentes o representados mediante poder notarial bastante.
Los socios o administradores extranjeros deberán acudir provistos de NIE y los nacionales, de su DNI vigente.
Debe aportarse además certificado del Registro Mercantil Central de reserva del nombre de la sociedad y en el caso de justificar los desembolsos del capital social, el certificado bancario correspondiente en original.
El tiempo de concertar la cita y fijar fecha de firma. Dependerá de cada notaría, pero como media podemos fijar entre dos y cuatro días hábiles.
Solicitud de NIF provisional
Puede ser simultáneo a la firma de la escritura de constitución. Las notarías tienen concierto con la AEAT y ellas mismas pueden obtener tras la firma, el NIF provisional de la sociedad.
Puede ser inmediato, pero en la práctica suelen tardar 24-48 horas. El plazo pasa a ser 6 horas hábiles en caso de hacer todo el proceso de constitución de la sociedad a través de un punto PAE.
Confección y presentación del modelo 600 (ITP) ante la hacienda autonómica correspondiente.
La constitución de sociedades y la suscripción y desembolso del capital social está sujeto pero exento del impuesto de Transmisiones Patrimoniales en su modalidad de operaciones societarias, pero ello no quita que haya que confeccionar y presentar la correspondiente declaración que debe acompañar a la escritura de constitución para su inscripción en el registro mercantil.
Puede ser inmediato, pero en la práctica suelen tardar 24-48 horas. El plazo pasa a ser 6 horas hábiles en caso de hacer todo el proceso de constitución de la sociedad a través de un punto PAE.
Inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil de la Provincia
La notaría, junto a la declaración recogida en el apartado anterior puede remitir al Registro Mercantil copia digital de la escritura de constitución, junto a la documentación incorporada a la propia escritura. El plazo normal para inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil es de 15 días hábiles, siempre que no haya incidencias en cuanto a estatutos. Si hubiera alguna incidencia, el plazo podría duplicarse.
El plazo pasa a ser 6 horas hábiles en caso de hacer todo el proceso de constitución de la sociedad a través de un punto PAE, que garantiza además la ausencia de incidencias registrales al utilizarse estatutos tipo aprobados por ley.
Alta fiscal y Solicitud de NIF definitivo
Una vez registrada en el Registro Mercantil la escritura de constitución, es necesario solicitar ante la Agencia Tributaria del CIF definitivo y el alta censal de la empresa en hacienda mediante confección y presentación del modelo 036 por el que se proporcionan a la AEAT todos los datos relacionados con la empresa y la actividad o actividades que va a realizar.
Esta inscripción censal resulta de suma importancia para la sociedad, pues determinará las obligaciones fiscales futuras de la sociedad. Recomendamos que expertos fiscales sean los que la confecciones y presenten.
El plazo será el tiempo que tarde la asesoría o gestoría contratada en realizar este trámite que puede ser de uno o dos días hábiles. En caso de constituirse la sociedad a través de un punto PAE el proceso es automático.
Bastanteo de poderes
La escritura de constitución otorga facultades de administración al administrador o administradores de la sociedad. Para poder disponer de la cuenta abierta de la sociedad, el banco exigirá comprobar quienes son las personas con facultades para ello y que facultades son las que tienen. Entretanto, la cuenta abierta permanecerá indisponible.
El banco depositario de los fondos aportados al capital social de la sociedad, no permitirá que se disponga de ellos hasta tener bastanteada la escritura de constitución y comprobadas las facultades de los administradores en ella recogidos. Para ello, hay que aportar original y copia de la escritura de constitución al Banco.
El plazo normal será de dos o tres días hábiles.
Conclusiones
Como conclusión y cómputo de plazos totales del proceso podemos contemplar un plazo normal en torno a treinta días hábiles para el proceso completo de constitución de la sociedad, que podría reducirse a cinco a siete días hábiles en caso de constituirse la sociedad a través de un punto PAE.
En Sapientia Asesores y Consultores, somos punto de Atención al Emprendedor (Punto PAE). Los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE) se encargan de facilitar la creación de nuevas empresas, el inicio efectivo de su actividad y su desarrollo, a través de la prestación de servicios de información, tramitación de documentación, asesoramiento, formación y apoyo. Si quieres ahorrarte plazos y trámites, podemos encargarnos de todo el proceso de constitución de tu sociedad y dejarla operativa en 5 a 7 días hábiles.
Licenciado en Económicas y Empresariales por la Universidad de Sevilla M.B.A. por IESE (Universidad de Navarra) Miembro del Registro de economista asesores fiscales.
