¿Necesitas ayuda para gestionar tus nóminas?
Con frecuencia surge la duda de si el administrador de una sociedad puede percibir una nómina. La respuesta es afirmativa, pero con importantes matices legales y fiscales que deben respetarse para evitar problemas societarios, tributarios o administrativos.
La Ley de Sociedades de Capital establece que las retribuciones del órgano de administración deben seguir ciertas normas de gobierno corporativo, especialmente en sociedades limitadas (S.L.). Estas regulaciones buscan garantizar transparencia, evitar abusos y proteger el interés social. A continuación, explicamos las diferentes formas en las que un administrador puede recibir remuneración y los requisitos para hacerlo correctamente.
1. Retribución como administrador “en su condición de tal”
Cuando un administrador recibe retribución exclusivamente por sus funciones como tal (gestión estratégica, representación legal, etc.), deben cumplirse las siguientes condiciones:
a) Recogido en los estatutos:
La remuneración del administrador debe estar prevista expresamente en los estatutos de la sociedad. Esto incluye el tipo de remuneración (fija, variable, en especie, etc.) y cualquier fórmula adicional.
b) Aprobación por la Junta General:
La Junta de Accionistas debe aprobar anualmente la cuantía de la retribución. Esta cantidad debe ser razonable y proporcional al tamaño de la sociedad, la complejidad de la función y los estándares del mercado. Una retribución excesiva podría:
- Ser impugnada por los socios minoritarios al considerar que perjudica el interés social.
- Ser cuestionada por la Agencia Tributaria, que podría negar su deducibilidad como gasto empresarial.
c) Tributación y retención:
La retribución recibida por esta vía se considera un rendimiento del trabajo sujeto a retención de IRPF, que varía en función del nivel de ingresos de la sociedad:
- 19% para sociedades con facturación anual inferior a 100.000 €.
- 35% para sociedades con facturación superior.
Es importante que la nómina cumpla con las normativas fiscales para evitar conflictos con la administración tributaria.
2. Retribución por funciones laborales o ejecutivas adicionales
Además de su rol como administrador, en muchas pymes el administrador también realiza tareas operativas, como la gestión de proyectos, labores técnicas o supervisión diaria. Para remunerar estas funciones, es necesario diferenciar claramente estas actividades de las funciones administrativas, cumpliendo con los siguientes pasos:
a) Contrato de trabajo formal:
Se debe firmar un contrato laboral que defina con precisión las tareas operativas, la duración del contrato (indefinida o temporal) y la retribución. Este contrato debe distinguir las funciones ejecutivas o laborales del rol de administrador.
Se recomienda registrar el contrato en el SEPE para mayor seguridad jurídica.
No es posible establecer una relación de alta dirección si coincide con las funciones propias del cargo de administrador.
b) Aprobación por la Junta General:
Aunque no se trate de retribuciones como administrador, la Junta debe aprobar anualmente estas remuneraciones para garantizar transparencia y respaldo legal.
c) Justificación documental:
Es esencial justificar contable y documentalmente los pagos realizados, que deben:
- Estar soportados en nóminas o documentación equivalente.
- Tener correlación con los ingresos de la sociedad.
- Ajustarse a las valoraciones del mercado. Por ejemplo, se puede tomar como
Ejemplo Nómina administrador referencia un convenio colectivo aplicable.
Hoja de salarios (Nómina) tipo.
En toda nomina se diferencian 3 partes, la cabecera con los datos de la empresa y trabajador, el cuerpo y las bases.
Dentro del cuerpo de la misma encontramos el devengo y las deducciones.
Dentro del devengo incluimos todos los conceptos por los que se le abona al trabajador. Es lo que llamamos devengo o bruto.
En las deducciones vienes recogidos los importes que se deducen en dicha nomina a los trabajadores por cuenta ajena: Son todos los capítulos de Seguridad Social como contingencias comunes, desempleo, formación, etc
Pues bien, en una nómina de administrador que por lo general coincide con persona con control efectivo de la sociedad pues además de administradores son accionistas o familiar de accionista con el que conviven, su régimen de cotización es el Régimen autónomo como autónomos societarios. En este caso, no proceden las deducciones que se indican en el punto anterior y que se señalan con una X en el ejemplo de nómina adjunto.
Los autónomos societarios, no tienen que cotizar por esos conceptos ya que pagan su cuota de autónomo mensual.
Por el contrario, sí procede la retención de IRPF que se calcula en función de la situación personal y familiar en la que se encuentre y el importe del devengo.
3. Alternativa: Relación mercantil
- Otra opción válida es que el administrador facture sus servicios a la sociedad bajo una relación mercantil, en lugar de percibir una nómina. Sin embargo, esta modalidad implica consideraciones adicionales:
a) Alta en actividades económicas:
- El administrador debe inscribirse como autónomo o profesional en Hacienda, y sus servicios deben estar correctamente facturados.
b) Implicaciones fiscales:
- Las facturas deben incluir IVA y pueden estar sujetas a retención de IRPF.
- Esta modalidad requiere el cumplimiento de obligaciones fiscales específicas, como declaraciones trimestrales y pagos fraccionados.
- Aunque esta alternativa es válida, puede resultar más compleja desde el punto de vista administrativo y fiscal.
Recomendaciones para evitar problemas fiscales
En los últimos años, diversas sentencias han subrayado la importancia de formalizar adecuadamente las retribuciones de los administradores. Esto incluye:
Modificación de estatutos:
- Los estatutos deben prever explícitamente la posibilidad de remunerar al administrador por trabajos dependientes adicionales a sus funciones societarias.
Documentación clara:
- Todas las retribuciones deben estar cuantificadas, documentadas y justificadas en base a estándares de mercado y convenios aplicables.
Aprobación anual:
- Cada año, la Junta General debe aprobar las retribuciones del administrador, tanto por funciones administrativas como laborales adicionales. Incluso estas últimas, es conveniente que figuren en contrato laboral.
Consistencia contable:
- Los gastos asociados a estas retribuciones deben tener correlación directa con los ingresos de la sociedad y estar correctamente registrados.
Conclusión
Un administrador de una pyme puede percibir una nómina, ya sea como retribución por sus funciones societarias o por actividades laborales adicionales. No obstante, es imprescindible seguir las formalidades legales y fiscales para evitar problemas societarios y conflictos con la Agencia Tributaria.
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Economista por la Universidad Loyola en Córdoba y Master en empresa familiar por el IESE. Tiene amplia experiencia en dirección financiera de pymes y en diseño e implantación de sistema de control de gestión de pequeña y mediana empresa. Ha realizado varios estudios sobre la actividad económica de los trabajadores autónomos. Actualmente es socia fundadora de Sapientia Asesores y Consultores y Directora de Operaciones en la consultora.
