¿Sabes cuáles son las Cuentas Anuales Obligatorias?

Cuentas anuales obligatorias: ¿Sabes que son obligatorias? ¿Qué contenido deben tener las cuentas?

Las sociedades mercantiles sean anónimas, de Responsabilidad limitada u otra forma de sociedad Mercantil con personalidad jurídica y obligación de inscripción en Registro Mercantil, deben confeccionar y cerrar anualmente sus cuentas. Estas cuentas deben ser formuladas por el órgano de gobierno dentro de los tres primeros meses desde que se cerró el ejercicio, por acuerdo mayoritario de este y, posteriormente deben ser sometidas a aprobación por la Junta General de Socios.

El órgano de administración, una vez aprobadas las cuentas, tiene la obligación de depositarlas en el registro mercantil (artículo 365 RRM) en el plazo de un mes desde su aprobación por la Junta General.

Art. 365. Obligaciones de presentación de las cuentas anuales.

1. Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Conjuntamente con las cuentas se tiene que presentar al Registro Mercantil una certificación de los acuerdos de la junta con aprobación de dichas cuentas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas.

En concreto, las sociedades obligadas a presentar cuentas son las siguientes:

• Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.
• La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas consolidadas.
• Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
• Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
• Las fundaciones deberán depositar sus cuentas anuales en el Registro de Fundaciones.

¿Qué documentos integran las cuentas anuales?

Las Cuentas Anuales se componen de los siguientes documentos:

Balance de situación. Es la cuantificación del patrimonio de la empresa al fin del ejercicio, compuesto por: activos, pasivos y patrimonio neto.

Cuenta de pérdidas y ganancias. El la cuantificación del beneficio o pérdida obtenido por la empresa en el ejercicio. Se integra por detalle de ingresos y gastos.

Estado de cambios en el patrimonio neto. Consta de dos partes: estado de ingresos y gastos reconocidos y movimientos del patrimonio neto

Estado de flujos en efectivo. De dónde provienen y cómo se utilizan los fondos (origen y aplicación de fondos) y su variación, cobros y pagos.

Memoria. Amplia, aclara y explicativa de los apartados anteriores en especial el Balance y la Cuenta de pérdidas y ganancias.

En 2018 se incorporó la obligación de Declaración mediante anexo para identificación del Titular Real de la sociedad, para proporcionar la identificación de la persona física que tiene más del 25 % de forma directa o indirecta. En las cuentas de 2019 se pude utilizar el modelo para realizar las modificaciones que se pueden haber producido en titularidad real sobre la declaración del año anterior.

La Orden JUS/794/2021, de 22 de julio, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, ha introducido novedades con respecto al modelo anteriormente vigente.

Las principales novedades han sido las siguientes:

• Modificación en la instancia de presentación de los modelos de depósito de cuentas de las sociedades que han sometido sus cuentas anuales a auditoría.
• Introducción, con carácter excepcional y transitorio, en el modelo de presentación de las cuentas del ejercicio 2020 la hoja de declaración COVID 19, con referencia concreta a la repercusión del estado de alarma por la pandemia COVID en las empresas.

¿Qué consecuencias puede tener el no presentarlas?

La falta de depósito de las Cuentas Anuales puede tener tres graves consecuencias para la empresa:

El deterioro del crédito y de la imagen de empresa, debido a la falta de transparencia y de la ausencia de información para terceros que tienen relación con la empresa, entre los que conviene destacar a las entidades financieras, los proveedores y clientes.

El cierre de la hoja del registro mercantil para la empresa que le impedirá inscribir la mayoría de los actos jurídicos posteriores al coitado cierre. Quiere esto decir que, cualquier cambio societario que tenga lugar a partir del cierre de la hoja registral, no será inscrito en el mercantil. En este caso no sería inscribible por ejemplo cualquier modificación en los estatutos, ceses y nombramientos de administradores, e incluso la propia disolución y liquidación de la sociedad.

La posibilidad de que su empresa sea sancionada, si bien hasta ahora no es frecuente encontrarse ante esta tesitura.

La relacionadas hasta aquí, son consecuencias para la empresa, pero tambien nos podemos encontrar ante algunas consecuencias para los administradores que podrían llegar a ser incluso más gravosas.

En primer lugar, al no presentar las cuentas, el administrador obligado a ello, no está actuando con la diligencia debida por lo que, si este incumplimiento u omisión de depósito, originara un daño a la Sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar al administrador los daños y perjuicios causados a la Sociedad.

Adicionalmente y dado que los administradores de hecho o de derecho, responden frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo, pueden verse ante la obligación de responder de daños y perjuicios producidos a terceros.

Finalmente, si la sociedad se viera abocada al Concurso de acreedores, el administrador incumplidor de sus obligaciones mercantiles, cuando en la insolvencia de la empresa ha habido dolo o culpa grave de los representantes legales de la Compañía en concurso, podría verse incluso condenado a responder de las deudas no satisfechas por la sociedad.

Por último, y como novedad del ejercicio 2021, sea aprobado el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas; concretamente en su disposición adicional undécima establece un nuevo régimen sancionador para el incumplimiento de la obligación de depositar en plazo las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Este último precepto establece los límites de las sanciones entre 1.200 euros a 60.000 euros. Pero cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a los 300.000 euros.

Qué modelo de cuentas anuales deben presentar las PYMEs

Las PYMES pueden optar por presentar un modelo de Cuentas Anuales Abreviado.

Podrán emplear este modelo las PYMES que cumplan con los siguientes requisitos:

• Que el activo de la PYME no supere los 2.850.000€
• Que la cifra de negocio de la PYME no supere 5.700.000€ anuales
• Que la plantilla de la PYME no supere los 50 empleados

Las MICRO PYMES podrán utilizar un modelo abreviado para microempresas siempre que cumplan los siguientes requisitos:

• El activo de la microempresa no supere el 1.000.000€
• La cifra de negocios no supere 2.000.000€
• Plantilla inferior a 10 empleados.