Facturas Proforma: ¿Qué son y para qué sirven?

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento sin valor contable ni fiscal que se emite por el proveedor al cliente como indicación y explicación del producto a vender y sus condiciones de venta como puede ser cantidad, precio, plazo de suministro, forma de pago y garantía. Podemos decir que es un documento informativo que anticipa al cliente lo que podrá ser la factura final y completa cuando la operación se realice.

Si bien no tiene valor contable ni fiscal, puede tener cierto valor comercial e incluso legal en cuanto a que no es un mero presupuesto, sino que es un documento que se emite una vez desarrollado ya un proceso previo de negociación y soporta las condiciones previamente pactadas con el cliente. Incorpora un compromiso del suministrador en cuanto al suministro pactado y las condiciones acordadas y especificadas en la factura proforma.

A diferencia de la factura comercial, la factura proforma se emite antes de suministrar los productos o realizar los servicios y no tiene valor para devengo de obligación de pago.

Para qué sirve una factura proforma

Al proveedor que emite la factura sirve para informar por escrito y mediante un documento formal al cliente potencial, de las características del producto o servicio a suministrar y las condiciones de la operación.

Al cliente que recibe la factura proforma le sirve de constancia y compromiso formal en cuanto al suministro y sus condiciones.

Cuándo se emite una factura proforma

Se emite una factura proforma cuando necesites confirmar a tu cliente los detalles de una operación de venta o transacción, o dicho de otra forma, siempre que necesites o te pida el cliente documentar un compromiso como vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados, a un precio y condiciones determinadas.

Diferencias con un presupuesto

La diferencia esencial consiste en que, si bien un presupuesto se remite a un cliente para realizar una propuesta de precio y condiciones de suministro sobre un producto o servicio, la factura proforma solo se emite cuan previamente se han realizado conversaciones y/o negociaciones previas y ya hay un grado de acuerdo comercial superior a la mera presentación de un presupuesto. En el caso de la factura proforma la relación entre cliente y vendedor está más desarrollada hasta el punto de dejar por escrito un compromiso comercial.

Casos usuales de emisión de una factura proforma

Es muy común que se emita una factura proforma en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta firme de venta. De hecho, esa misma factura proforma se emplea para la emisión por el banco de las cartas de crédito documentario que garantice el pago cuando la operación se realice y proceda su pago.

Es también frecuente que se solicite la emisión por el proveedor de facturas proforma cuando se solicitan subvenciones estatales o autonómicas, o financiación bancaria, como justificación y compromiso de una inversión o adquisición a realizar.

Programar de facturación y emisión de facturas proforma

El software de facturación de SAPIENTIA y que facilita gratuitamente a sus clientes, tienen la opción de crear la proforma y generar un PDF para enviarla por correo electrónico al cliente. También tiene la opción de convertir una factura proforma previamente emitida, en la factura real a enviar a la cliente, una vez realizada la operación.

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