¿Cómo deducir los gastos de vehículos particulares?

Cómo deducir autónomos y particulares los gastos de un vehículo de empresa

Un tema de permanente actualidad es la deducibilidad de los vehículos en el Impuesto de Sociedades, o los gastos asociados al mismo.

Empezaremos analizando la deducibilidad del gasto tanto en IRPF de autónomos y profesionales como en sociedades, para en un segundo paso, analizar qué ocurre con el IV

Deducción como gasto por la compra y uso de un coche

El gasto por la amortización del vehículo es fiscalmente deducible, siempre que se utilice en la actividad de la empresa y sea necesario para el desarrollo de la misma y se cumplan los requisitos de inscripción contable, devengo y justificación documental, en la medida que no tenga la consideración de gasto fiscalmente no deducible, conforme a lo establecido en el artículo 15 de la LIS.

Consiguientemente, la normativa fiscal exige que los gastos, para que sean deducibles del Impuesto de sociedades, han de estar relacionados con los ingresos de forma directa y en el caso de los vehículos turismos, un vehículo de turismo se entenderá afectado a la actividad económica cuando se utilice EXCLUSIVAMENTE en la misma.
Dicho esto, para poder deducirnos el vehículo en el Impuesto de Sociedades es preciso lo siguiente:

1.-Registro contable de la transacción: Tanto si es un bien de inversión en el inmovilizado material de la empresa como si es un gasto en la cuenta de resultados de la empresa.
2.-Que el vehículo sea de utilización exclusiva para la actividad de la empresa. Tiene que haber una correlación entre ingresos y gastos. Y por lo tanto el gasto deducible de la utilización del vehículo de la compra del coche, tiene que ir de acuerdo a la actividad de la sociedad.

Esto se debe a que Hacienda nos va a pedir a parte de los requisitos formales que justifiquemos que el uso del vehículo por parte de la sociedad es exclusivo. Algunos ejemplos para poder justificarlo serían los siguientes:

1.-Que el vehículo esté rotulado con el logo de la empresa.
2.-Si le vehículo tiene un parking en la empresa y lo podemos justificar con facturas de dicho parking.
3.-Sobretodo que haya un registro de utilización del vehículo ya sea de forma manual o de forma electrónica, pero tiene que haber un registro de
cuando se utiliza el vehículo, la distancia recorrida, quien ha utilizado el vehículo, qué visitas hacen, etc…

Si podemos justificar toda esta información, la inspección no tendrá argumentos para poner ninguna pega a la hora de deducir, ya sea la amortización o los gastos de renting del mismo. Incluso el consumo y reparaciones que vaya vinculado al mismo vehículo, que siguen el mismo criterio que la amortización del turismo.

Qué ocurre en caso de utilización parcial del vehículo

Lo habitual suele ser uso compartido privado y fines de empresa. Dentro de este apartado, y por la parte de utilización del vehículo que no corresponda al ejercicio de la actividad, nos encontraremos con que existirá una retribución en especie en beneficio del trabajador (o socio o administrador) que utilice el vehículo para fines particulares.

En este caso, la empresa igualmente podrá deducirse todos los gastos relacionados con el vehículo, pero la empresa deberá imputar una retribución en especie a favor de la persona que lo esté utilizando. Para ello, el empresario debe determinar cuál es el efectivo grado de afectación que el vehículo adquirido tendrá a la actividad de la sociedad y que parte se destina a uso privado del socio, administrador o empleado. En ese caso, los gastos que sean proporcionales al uso que se hace del vehículo para fines particulares, tendrá el carácter de gasto de personal como retribución en especie, y será igualmente deducible para la empresa.

En definitiva, en el impuesto de sociedades el ajuste que habría que hacer en su caso sería un “ajuste formal” de cara a cómo llamamos al gasto, si es gasto de personal (igual que las nóminas), o si es un gasto de compra de vehículo, de combustible, etc. Pero ese cambio de nombre no tiene incidencia en cuanto a mayor o menor pago de impuestos (siempre que los fines personales del vehículo sean de una persona, socio o administrador que trabaje en la empresa o un trabajador). Esta regla no se aplica a socios o administradores que no trabajen en la empresa, ya que en ese caso tendrán el carácter de dividendo en especie, no deducible.

El siguiente paso consiste en determinar cómo cuantificamos la parte de uso empresarial y uso privado del vehículo. Esta cuestión no tiene determinada una regla legal de cálculo y, por tanto, se trata de hacer interpretar el texto de la ley, y de ver cómo se está interpretando en casos similares por Hacienda y por los Tribunales, además de lo que la empresa pueda justificar.

En cuanto al porcentaje de utilización privada, Hacienda venía interpretando que el prorrateo entre ambos usos debería de hacerse según las horas en que el vehículo haya estado a disposición del uso privado o del uso empresarial.

No obstante, los tribunales vienen interpretando recientemente que la ley no habla de disponibilidad (se use o no el vehículo), sino de utilización o uso efectivo (de forma que si está aparcado en la puerta de la casa del socio-trabajador o empleado, no lo está utilizando y por tanto no computaría para su uso privado). Por lo tanto, debe atenderse a la efectiva utilización del vehículo y no a la mera facultad de disposición. Así, se viene entendiendo como razonable que el uso privado y empresarial sea del 50-50%. Para poder justificar ese 50 % máximo de uso empresarial, la empresa podrá aportar partes de visitas a clientes, a proveedores, administraciones, bancos…, y todo aquello que pueda demostrar que se utiliza el vehículo con fines empresariales.

En cuanto a la base de cálculo para valoración del uso privado, debemos partir del cálculo del coste anual del vehículo. El coste de amortización debemos estimarlo en un 20% anual del valor de adquisición del vehículo. Para un vehículo nuevo en garantía, los dos primeros años las reparaciones no deberían tener coste. Los consumos son diferenciables y además se puede establecer que la empresa solo paga combustible y peaje de los desplazamientos para fines empresariales. Por consiguiente, un ejemplo de cálculo de valor de retribución en especie para un vehículo con afectación del 50% de 30.000 € de valor de compra podría ser el siguiente:

30.000*50% de afectación/ 5 años de vida: 3.000 € anuales, 250 € mensuales de retribución en especie. La empresa deberá determinar en este caso que el trabajador paga el combustible de sus desplazamientos privados y deberá poder probar el efectivo grado de afectación del 50%.

Deberá incorporar a la nómina del socio/administrador y trabajador 250 € de retribución en especie, y retener e Ingresar el IRPF correspondiente.

Como conclusión a todas estas consideraciones, debemos extraer las siguientes:

1. El empresario deberá probar la afectación del vehículo a la actividad de la empresa.
2. El empresario debe determinar cuál es el efectivo grado de afectación que el vehículo adquirido tendrá a la actividad de la sociedad.
3. Podrá deducir el gasto incurrido por amortización y demás gastos de uso del vehículo en la proporción determinada.
4. El empresario deberá poder probar ante la administración el grado de afectación del vehículo a la actividad, cualquiera que sea este, por medios de prueba generalmente aceptados. Para poder justificar ese grado de afectación, aparte de las facturas de todos los gastos incurridos, la empresa podrá aportar partes de visitas a clientes, a proveedores, administraciones, etc… y todo aquello que pueda demostrar que se utiliza el vehículo con fines empresariales. Es conveniente llevar una agenda de visitas y pruebas de su efectiva realización con firma o sello de los clientes, proveedores o administraciones de la visita realmente realizada.
5. Los gastos incurridos en los vehículos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales podrán deducirse al 100% sin más prueba de que están asignados a personas con estas funciones.
6. Los gastos incurridos en vehículos de uso compartido privado y fines de empresa, la empresa igualmente podrá deducirse el 100% de los gastos relacionados con el vehículo, cuando la empresa impute una retribución en especie a favor de la persona empleado que lo esté utilizando en cuantía equivalente al valor de coste de tal uso. Esta parte de gasto deberá contabilizarse como gasto de personal en la contabilidad de la empresa.
7. En cualquier caso, todo gasto que pretenda deducirse en el impuesto de sociedades debe estar soportada por facturas emitida en la forma legalmente establecida.
Esto implica que la sociedad se podrá deducir el 100% del vehículo sin embargo habrá que imputar parta de dicho vehículo como retribución en especie del trabajador. Hecho de esta manera, deducción como gasto de personal para la sociedad e imputación de renta para el trabajador.

Modo de financiación de la compra del vehículo

Nada tiene que ver la financiación con la deducibilidad de vehículos en el Impuesto de Sociedades

Con esto queremos enfatizar que es independiente si compramos al contado, vía renting, vía leasing o bien vía un préstamo si hay derecho o no a la deducción de un vehículo. El motivo es que las cuotas se van a contabilizar como gasto en el caso de renting o bien se va a amortizar el activo si se adquiere a través de otro sistema, pero su deducibilidad sigue el mismo criterio antes desarrollado. .

El IVA en la compra de un coche

A pesar de la ambigüedad del artículo 95 de la Ley del IVA y las diferentes interpretaciones que se le pueden dar al mismo, vamos a intentar hacer un resumen.

El citado artículo en su punto “Uno” nos dice:

“Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional”.

Luego en principio es necesario que el bien (el vehículo) esté afecto a la actividad.

Pero en su apartado “Dos” nos aclara lo que se entiende como afecto directa y exclusivamente.

¿Qué bienes o servicios NO se encuentran afectos directa y exclusivamente a la actividad?

No se encuentran afectos directa y exclusivamente los bienes y servicios que:

  • Además se utilizan en otras actividades de naturaleza no empresarial ni profesional por periodos alternativos.
  • Se utilizan simultáneamente para actividades empresariales o profesionales y para necesidades privadas.
  • No estén contabilizados o registrados en los libros de la actividad.
  • No estén integrados en el patrimonio empresarial o profesional
  • Se destinen a satisfacer necesidades personales o particulares del empresario o profesional, o de sus familiares y empleados con ciertas excepciones.

¿Qué reglas rigen la deducción?

Para poder deducir las cuotas soportadas, teniendo en cuenta lo dicho anteriormente, se han de cumplir unas reglas. Estas vienen reguladas en el apartado “Tres” del artículo 95 de la Ley del IVA.

Una de ellas dice:

2.ª Cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por 100”.

Si queremos saber qué vehículos son los que se consideran en el punto anterior hemos de irnos al Real Decreto Legislativo 339/1990. Ojo, también se incluyen aquí los vehículos todo terreno o tipo “jeep”.

Por lo que inicialmente el IVA deducible de la adquisición de un coche será el 50% de la cuota soportada.

Si se quiere deducir un porcentaje mayor se ha de acreditar la afectación mayor o directa y exclusiva del vehículo a la actividad. Es decir, la carga de la prueba de la afectación mayor o total a la actividad, recae sobre la empresa.

También es muy importante el tipo de actividad que se desarrolla. Se ha de valorar si se necesita el vehículo para los desplazamientos o no.

¿Cómo se acredita que el vehículo no se utiliza para uso privativo y si para fines de la empresa?

En base a lo anterior, a veces estamos ante una prueba diabólica que consiste en probar lo que no se hace. Pero hay formas:

Algunos medios de prueba, que no siempre Hacienda admite, podrían ser:

  • Rotular el coche con publicidad de la empresa.
  • Tener algún registro documentado con los contactos y reuniones que se tiene fuera de la empresa para justificar los desplazamientos. Sentencia 953/2007 del Tribunal de Justicia de Extremadura.
  • Partes de trabajo en los que se recojan los desplazamientos.
  • Contrato de parking de la empresa con vigilancia 24h.
  • Sistemas de geo-localización de vehículos.
  • Acreditar que se dispone de otro vehículo para uso doméstico como complemento de otra prueba, pues por sí solo no vale.
  • Etc.

Ante la duda o falta de pruebas, la recomendación es deducir tan solo el 50% del IVA soportado.

Aunque se debe de valorar esta decisión ya que tiene repercusiones a la hora de deducir el gasto en IRPF o IS.

¿Qué IVA soportado es deducible al 100%?

En el citado artículo 95 se establece una serie de vehículos que se presumen afectos a la actividad. El IVA soportado en los mismos será deducible al 100%. Estos vehículos son:

  • Aquellos que se utilizan para transportar viajeros mediante contraprestación.
  • Los mixtos que se utilizan en el transporte de mercancías, furgonetas, etc.
  • Aquellos que se utilizan en las autoescuelas para enseñar a conducir.
  • Los utilizados por los representantes o agentes comerciales para sus desplazamientos profesionales.
  • Aquellos que se utilizan en los servicios de vigilancia.

¿Se ha de acreditar la afectación a la actividad?
Si.
Para poder deducir el IVA soportado se tiene que acreditar su afectación. La carga de la prueba se le traslada al contribuyente.

Y surge la pregunta, ¿cómo se acredita?

La ley dice “por cualquier medio de prueba admitido en derecho”.

Aquí hemos de tener en cuenta que no se admiten como medios de prueba:

  • El que esté contabilizado
  • Que se incluya en los registros oficiales de la actividad
  • El que se incluya en la declaración-liquidación

¿Es deducible el IVA soportado en la reparación, combustible, etc.?

La duda que se plantea es si será deducible el IVA soportado en la adquisición de ciertos bienes y servicios relacionados con los vehículos, como son:

  • Accesorios y piezas de recambio
  • Combustibles, lubricantes, etc.
  • Gastos de aparcamiento
  • Los gastos de autopista
  • Reparaciones

El apartado “Cuarto” del artículo 95 de la Ley del IVA establece el criterio para deducir el IVA soportado. Y viene a decir que se seguirá el mismo criterio establecido anteriormente.

Es decir, que si el IVA soportado del vehículo es deducible al 100%, el de los bienes y servicios relacionados anteriormente también lo será. Y si el deducible tan solo el 50%, este será el porcentaje que se aplicará a dichos gastos.

Alguna Consulta Vinculante sobre el IVA deducible del coche de empresa o autónomo

Entre las consultas vinculantes mas recientes del Ministerio de Hacienda tenemos:

  • 2017: V2326-17
  • 2016: V3777-16, V1986-16, V1984-16 y V0431-16

La Consulta Vinculante V2475-12 admite la deducción del 100% del IVA soportado en el combustible, aunque se haya deducido el 50% del IVA del vehículo. Esto es siempre y cuando se haya empleado el vehículo en el ejercicio de la actividad económica.

Como se aprecia en la consulta el contribuyente ha de acreditar el grado de utilización por cualquier medio de prueba admitido en derecho. Por lo que si el vehículo no está afecto a la actividad por prudencia es mejor no deducir el IVA.

Para las reparaciones hemos de seguir el mismo criterio que se haya seguido con respecto al IVA deducible en la compra del Vehículo. En caso de haber deducido el 50% en la adquisición, se deducirá el mismo porcentaje en las revisiones o reparaciones del vehículo.

En los gastos de parking y peaje, se ha de partir de que las cuotas de IVA soportado no son deducibles. Esto es así porque normalmente los justificantes “tickets” no tienen toda la información requerida. Un claro ejemplo de ello son los tickets de la zona azul, que no identifican al titular.

Para los gastos del parking lo recomendable es solicitar una factura completa a la empresa que emite los tickets. En caso de utilizarse con habitualidad el mismo parking, lo ideal es solicitar una factura recapitulativa que englobe todos los tickets de un periodo determinado, como puede ser un mes.

En el caso de los peajes, lo recomendable es usar un sistema de tele peaje y pagar con tarjeta, para con posterioridad solicitar la factura completa.

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