Declaración de la Renta para Empresarios Autónomos

DECLARACIÓN DE LA RENTA DE EMPRESARIOS AUTÓNOMOS: CONSEJOS FINALES ANTES DE PRESENTAR 

Estamos en fechas de preparación de la declaración de la renta de 2017 y es momento de que los autónomos rindamos cuentas definitivas con hacienda por los rendimientos del pasado año.

Los pagos a cuenta del IRPF realizados trimestralmente de 2017 son solo eso, pagos a cuenta. La declaración de la renta es la rendición de cuentas final.

Es por ello momento de dar un último repaso a nuestros libros oficiales y comprobar que todos los ingresos declarados en los trimestres son correctos y no ha quedado nada detrás, y que los gastos imputados están documentados y son deducibles.

Veamos pues los criterios de deducibilidad de gastos establecidos por Hacienda y comprobemos que coinciden con nuestros libros a efectos de realizad la declaración de la renta:  

Renta Autónomos: Qué requisitos debe tener un gasto para ser deducible a efectos fiscales

1. Los criterios que Hacienda establece para considerar que un gasto puede ser considerado como gasto deducible son:

Deben ser gastos directos y exclusivos de la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la nuestra actividad. 

Para simplificar, podríamos decir que serán todos aquello que respondan negativamente a la pregunta ¿tendría yo este gasto si no estuviese ejerciendo mi actividad?

Ejemplo: ¿Tendría yo un gasto de asesoría si no ejerciese mi actividad? NO. Pues entonces la factura de la asesoría podremos contemplarla como gasto de nuestra actividad.

¿Tendría yo el gasto de la cuota que me pasa la seguridad social si no ejerciese mi actividad? NO. Pues entonces el gasto de la seguridad social podremos contemplarla como gasto de nuestra actividad.

2. Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondiente facturas (no sirven los ticket ni lo justificantes de pago salvo en algunas ocasiones específicas que comentaremos más adelante).

Por tanto, tendremos que adquirir la costumbre de pedir factura de todo. Si son válidas para deducir gastos las facturas simplificadas para gastos inferiores a 400 € iva incluido.

Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.  Por tanto, debemos cerciorarnos de que hemos informados a la asesoría y esta ha recogido en los libros de facturas recibidas, todos los gastos que tengamos para que queden registrados correctamente.

Hagamos un repaso de los gastos deducibles en la declaración de la renta del autónomo

A continuación, relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el autónomo, siguiendo la relación establecida por Hacienda.

Consumos de explotación

Compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.

El consumo de todos estos elementos tendremos que calcularlo considerando las existencias iniciales y finales con la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales + compras – existencias finales.

Tengamos en consideración que las existencias se refieren a un día concreto y que son difícilmente comprobables, con lo que hay cierta flexibilidad.

Será la asesoría la encargada de hacer los cálculos de consumos, pero nosotros deberemos proporcionales los datos en caso de trabajar con existencias.

Sueldos y salarios

Pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.

Si tienes trabajadores y eres cliente nuestro, ni tienes que preocuparte, desde Sapientia nos ocuparemos de consignar todos estos gastos de forma correcta.

Seguridad social a cargo de la empresa

Cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo.

Al igual que en el caso anterior, si SAPIENTIA tiene encomendada la gestión laboral de tu actividad, nosotros nos encargamos de controlar y recoger en tus declaraciones los costes de seguridad social de tus trabajadores.

Cuotas pagadas a otras entidades de Previsión Social

Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, a tener en cuenta en declaración de la renta autónomos, la normativa del IRPF , en su artículo 30.2 establece  que se considerará gasto deducible las cantidades abonadas en virtud de contratos de seguro, concertados con mutualidades de previsión social por profesionales no integrados en el régimen especial de la Seguridad Social de autónomos con el límite  de 4500 euros anuales.

Por otro lado, entre las normas reguladoras de la Seguridad Social , mencionar la Ley 27/2011 disposición ad.46ª que establece normativa con efecto desde 1-1-2013, indicando que las aportaciones y cuotas que los mutualistas satisfagan a mutualidades en su condición de alternativa al RETA , serán deducibles con el límite del 50% de la cuota máxima por contingencias comunes.

Cuotas pagadas por contratación de seguros de salud del autónomo y familia directa

También serán deducibles los gastos realizados como consecuencia de la contratación de seguros de salud hasta un límite de 500€ mensuales. Podrás incluir el seguro familiar de tu cónyuge e hijos menores de 25 años.

Otros gastos de personal

Incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej. cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.

Arrendamientos y cánones

Alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.

En este caso merece la pena detenerse a raíz de la reforma de la ley de autónomo que entró en vigor en enero de 2018.

Si tienes un local de negocio alquilado por el que recibes tu factura de alquiler, que debe llevar IVA, no se presentan problemas, para incluirlo en la declaración de la renta autónomos deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037,  o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina.

Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Pero qué ocurre cuando el autónomo trabaja desde su casa. Al resultar este aspecto mas complejo dada la variedad de circunstancias que se pueden producir, lo tratamos en cuadro resumen adjunto al final de este post.

Reparaciones y conservación

Gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación, mejora o prolongación sustancial de su vida útil, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

Servicios de profesionales independientes

Honorarios de economistas, abogados, auditores, notario, registradores, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.

Otros servicios exteriores

Gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.

A este respecto, volvemos otra vez a las especificaciones en el caso de que trabajemos desde casa: En primer lugar, los gastos correspondientes a nuestro domicilio deberán estar a nuestro nombre y estar justificados por la correspondiente factura.  

En este caso tendremos derecho a deducir el 30% (pues se supones que estamos consumiendo durante una jornada laboral que supone el 30% de la totalidad de horas del mes) del porcentaje de afección a nuestra actividad de nuestra vivienda que hayamos comunicado a la agencia tributaria. Pongamos un ejemplo:

 AFECCIÓN A LA ACTIVIDADCANTIDAD A DEDUCIR
FACTURA DE ENERGIA20%30%
BASE100,0020,006,00
IVA21,004,201,26
TOTA121,0024,207,26

 

En cuanto al consumo telefónico, lo más correcto, sería que el autónomo tuviese una línea para su uso personal y otra para su uso profesional.

Pero en la realidad esto no es viable, pues nadie va con dos teléfonos móviles para llamar a sus clientes desde uno y llamar a su hijo desde el otro.  

La Agencia Tributaria, y dado que no es posible discriminar con exactitud qué parte de nuestra factura telefónica corresponde a nuestro uso particular, viene admitiendo que consignemos como gasto el 50% de la factura de teléfono.

Se entiende el 50% de la factura de gasto telefónico, no podremos considerar la línea de la pareja o los hijos, ni la televisión por cable o demás servicios que en algunas ocasiones van incluidas dentro de la factura mensual.

El mismo criterio deberíamos seguir con el coste de la conexión a internet.

Tributos fiscalmente deducibles: son deducibles el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.

En el caso de los impuestos que gravan el domicilio, volvemos a especificar el caso de que trabajemos desde casa: Tendremos derecho a deducir el porcentaje de afección de la actividad comunicado a la agencia tributaria, aplicado al importe de Impuesto de Bienes Inmuebles.

Gastos financieros

Intereses de préstamos y créditos solicitados para invertirlos en la actividad de autónomo, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda.

Amortizaciones

importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades.

Para aquellos autónomos que realicen un volumen de inversiones considerable, es importante consultar con su asesor de forma específica este tema, para optimizar las amortizaciones, eligiendo los criterios y coeficientes de amortización mas adecuados, dentro de aquellos que permita la norma.  

Otros gastos deducibles

Suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras.

Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero)  cuando no pernocta, y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá  cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, es decir, deberemos estar en condiciones de acreditar que ese gasto ha sido necesario para nuestra actividad.

Deben realizarse en establecimientos de restauración y hostelería y además deben de estar pagados por medios electrónicos (tarjeta de crédito) y de los que se disponga de la correspondiente factura.

No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad

Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas en los términos comentados anteriormente). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo limites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

Renta Autónomo: Gastos deducibles sin factura

Los gastos que relacionamos a continuación son algunos gastos que no tiene una factura legal como soporte, pero que son perfectamente deducibles, eso sí, tendremos que tener algún documento justificativo del gasto.

  • Pólizas de seguros 
  • Salarios y seguros sociales
  • Cuota de autónomos
  • Gastos bancarios
  • Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad)
  • Impuestos y tasas municipales (IBI,tasa de basura)

Gastos fiscalmente no deducibles

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles:

  • Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas del juego.
  • Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …)

Merece la pena detenerse especialmente en este concepto de gasto ya que trae consigo bastante litigiosidad con la AEAT. Una pregunta recurrente en las asesorías es cómo deducir los gastos de un vehículo particular siendo autónomo.

La respuesta es muy difícil porque depende del caso, y de lo que podamos probar como afectación del vehículo a la actividad, y al final será competencia de los servicios de la AEAT la valoración de las pruebas aportadas.

Por un lado, veamos lo que dice la normativa al respecto y luego la matizaremos para que podáis intentar adaptar vuestra situación al cumplimento de la norma.

Uno de los aspectos más sorprendentes de este tema está en que la deducibilidad en el IVA y en los rendimientos (IRPF) no se tienen en consideración los mismos criterios; Parece contradictorio, pero es así.

Con relación al IVA

Un ejemplo claro de lo que vamos a indicar lo tenéis en la respuesta que la Agencia Tributaria dio a la consulta vinculante núm. V1930-05, en la que un profesional de la abogacía preguntaba “Posibilidad de deducir en el Impuesto sobre el Valor Añadido y en IRPF  la adquisición de un  vehículo”

Según la respuesta ofrecida por Hacienda, puedes deducirte el 50 % del IVA soportado en la adquisición y mantenimiento de tu vehículo siempre y cuando puedas demostrar que lo utilizas en tu actividad económica.

¿Cómo lo puedes demostrar? Lo más seguro es con un parte de movimientos del vehículo ratificado por los clientes o proveedores visitados.

También podríamos intentarlo con un listado de tus clientes y poblaciones donde residen, añadido a una agenda de visitas cumplimentada contrastable con comunicaciones escritas, o con albaranes o con visitas acordadas por mails, documentos, presupuestos aceptados en los que conste dónde se presta el servicio o dónde se entrega la mercancía… Todo aquello que justifique te desplazas en tu vehículo para la obtención de ingresos.

Y ¿cuándo te podrás deducir el 100% del IVA?

Cuando tu vehículo cumpla con las siguientes características:

  1. Los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
  2. Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
  3. Los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.
  4. Los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
  5. Los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
  6. Los utilizados en servicios de vigilancia.

Aquí vamos a detenernos en detalle con los “vehículos mixtos”. Un vehículo mixto según la normativa es lo siguiente: “Automóvil especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de nueve incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos.”

Si tenemos un monovolumen/furgoneta que utilizamos para el transporte de materiales, si además este vehículo lo llevamos rotulado con nuestro nombre comercial, si también se da la circunstancia que para nuestro uso particular disponemos de otro vehículo, y este monovolumen/furgoneta que tenemos no es de alta gama y en el mercado está catalogado como vehículo con alternativa industrial, podremos deducir el 100% de las cuotas de IVA que hayamos soportado por la adquisición y/o mantenimiento de este vehículo.

¿Por qué? Porque podemos demostrar que ese vehículo está vinculado a la actividad al cien por cien y se ajusta a la definición que la norma indica de Vehículo Mixto.

Cuantas más circunstancias se den entorno al vehículo que tenemos que acrediten su uso puramente profesional, mejor.

Salvo que te ajustes 100% a la norma, cada situación de adaptación a la norma es única y dependerá de lo que llegado el momento en caso de inspección alegues para que la Agencia Tributaria considere correcta la deducibilidad de esas cuotas.

Con relación al IRPF

En deducción en IRPF la norma no permite medias tintas, o se vincula al 100% con la actividad o no se vincula. Es curioso que para una vinculación del 100% se tenga en cuenta la misma normativa que para el IVA (tipos de vehículos), pero en caso de un vehículo “compartido” con el uso privado, la norma no contempla esa posibilidad del 50%.

Según la norma, los vehículos no deben ser utilizados simultáneamente para actividades profesionales y para necesidades privadas, con la excepción de que esta última sea “accesoria y notoriamente irrelevante”, esto es, que se utilice en días u horas que no tengan la consideración de hábiles.

¿Es práctica habitual que en el IRPF se aplique el 50% de los gastos en los que incurre el vehículo? Sí, la verdad es que sí. Esto se debe a que muchas reparaciones del mismo son resultado del uso constante en la actividad económica. ¿Está bien hecho? No. No se ajusta a la normativa.

La normativa en general, exige que los gastos, para que sean deducibles del IRPF, han de estar relacionados con los ingresos de forma directa, es decir que se hayan ocasionado en el ejercicio de la actividad y sean necesarios para obtener los ingresos, correspondiendo al contribuyente probar que se dan tales circunstancias.

Si decides imputar los gastos del vehículo, porque consideras que puedes demostrar que el grado en que lo utilizas para tu actividad económica es muy predominante y el uso privado es marginal, no olvides que en última instancia la Agencia Tributaria se reserva el considerarlo gasto fiscalmente deducible, o no.

 

Declaración de la Renta para Empresarios Autónomos
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