Consejos de una gestoría online sobre gestión documental

Hoy os vamos a dar algunos consejos sobre gestión documental. Hablaremos de cuánto tiempo debemos conservar la documentación en nuestro negocio.

Desde Sapientia Asesores y Consultores, queremos ofrecerte otra forma de hacer las cosas que te faciliten tu labor diaria, y esta es una de ellas, pues los costes de gestión de documentos, al final de año, suponen un importe que a lo mejor convendría valorar.

Con la presentación de las Cuentas Anuales del Ejercicio, surge la necesidad de despejar la oficina de todos los papeles relativos al año anterior, y normalmente, guardamos en cajas todos los papeles y los trasladamos al archivo, donde duermen sin que nadie las mire, las cajas de años anteriores.

Y repetimos el proceso año tras año, pensando que el año que viene sin falta tiraremos todo lo que no sirve para poder hacer algo de espacio, en un archivo cada vez más repleto.

Pero realmente la labor de limpieza de documentación no es algo tan sencillo porque tenemos obligación de mantener durante determinado tiempo los papeles que sustenten las operaciones realizadas en el ejercicio de nuestra actividad.

Cuánto tiempo hay que mantener los documentos

Pues la normativa en esta materia la tenemos que buscar, por un lado, en el Código de Comercio, que establece en su artículo 30

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”

Pero por otro lado, la normativa tributaria establece la obligatoriedad de conservar la documentación durante un período de 4 años desde la prescripción del impuesto, o dicho de otra manera, desde la fecha en que son exigibles.

Otro aspecto a tener en cuenta, es que la documentación justificativa de los bienes amortizables, deberá conservarse mientras dure la vida útil de este bien a efectos de amortización. 

En caso de tener bases imponibles negativas, que pueden ser compensables hasta en un plazo de 18 años, también es necesario conservar la documentación de los ejercicios que dieron derecho a dichas compensación.

De lo anterior se deduce, que limpiar el archivo no es tan sencillo como tirar las cajas que no contengan documentación de seis años hacia atrás. En la labor de archivo, deben por tanto contemplarse todas estas circunstancias.

Digitalización legal de documentos

Desde nuestra Gestoría Online Sapientia tenemos la posibilidad de ofrecerte la digitalización legal de la documentación, del tal forma que podrás prescindir del documento físico y tendrás acceso a todos tu documentos con tan solo un clic.

Si quieres más información, consulta esta sección: asesoría y gestoría fiscal y contable para autónomos.

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