Cambiar de Asesoria: Trámites, Cuando y Por Qué

Llegadas estas fechas, es tiempo de balances, revisión de actuaciones y nuevos propósitos para mejorar el año venidero y posteriores. Anualmente toda empresa debe plantearse cual es su situación actual en los aspectos mas importantes del negocio, determinar las áreas de mejora y definir o redefinir hacia donde quiere dirigirse como empresa.

Para ello es esencial analizar con detalle y por áreas del negocio cual es su situación. Debe, a partir de ahí, plantearse sus objetivos para el año siguiente y hacer también una valoración sobre la medida en que, esa situación actual, responde a los objetivos que se marcó en el año anterior para el año que finaliza.

Dentro de este análisis debe plantearse el estado o situación de su gestión contable, fiscal y laboral. Puesto que michos empresarios o empresas tienen externalizada esa gestión, el diagnóstico debe hacerse por la calidad y coste del servicio que reciben de su asesoría y gestoría laboral, contable y fiscal.

Conviene pues plantearse el servicio que recibimos de este proveedor de peso en nuestra empresa. Y decimos de peso porque de su gestión y asesoramiento, se deriva la calidad de información que recibimos para tomar decisiones económicas y la optimización de coste fiscal y laboral de nuestra empresa.

Una mala gestión o un mal asesoramiento, puede provocar carencia de información para toma de decisiones y sobrecostes fiscales y laborales que lastran la cuenta de resultados de la empresa o empresario autónomo. Otro factor que determina la importancia de la asesoría como proveedor de servicios, es que es conocedor de las circunstancias económicas y legales de nuestra empresa y conocedor de importante información relevante en materia económica, fiscal y legal de nuestra empresa y depositaria de abundante documentación de la empresa como datos de facturas, nóminas, declaraciones de impuestos y seguros sociales, contratos laborales, etc…

Es por eso que, aún no estando conformes con el servicio recibido y/o coste del mismo, un cambio de asesoría con frecuencia puede producir cierto vértigo, pero puede haber razones de peso para plantearse ese cambio.

Vamos a analizar en este artículo las razones que nos podrían o deberían justificar un cambio de asesoría y la forma y el momento en que este cambio se puede producir minimizando riesgos y asegurando mejoras en este importante servicio.

hombre de negocios que cambia de asesoria

Deficiencias en cuanto a la gestión contable, fiscal o laboral

  • Meteduras de pata que me han hecho perder la confianza en los asesores e incluso alguna me ha representado costes de recargos o sanciones.
  • Por estas razones, no me siento tranquilo, tengo que revisar su trabajo, reclamarles las presentaciones de impuestos en plazo o las nóminas en el momento que son necesarias.
  • No cumplen los plazos legales o van muy justos y no me dan tiempo apenas para preparar la información que me solicitan y para conocer los importes a pagar y preparar los fondos necesarios para ello.
  • Retrasos en llevanza de mi contabilidad y a pesar de que envío la información con tiempo, no recibo información de la situación real de mi negocio.
  • Están mal dotados de programas y tienen toda la gestión poco informatizada, muy manual y eso permite errores frecuentes aparte de ser lentos y poco eficientes.

Deficiencias en cuanto al servicio de asesoría y atención general

  • Falta de atención e información. Tengo que llamar varias veces o perseguirlos para poder contactar con ellos. No aportan nada a mi negocio, son meros tramitadores.
  • No me facilitan información de la situación de mi empresa, ni de su contabilidad, ni tengo un conocimiento habitual del estado de mis cuentas.
  • No me informan de los cambios legales o de otras normativas que me afectan.
  • En general no recibo la atención que necesito ni la calidad del servicio que pacté con ellos en el momento de contratarlos. Falta de compromiso. No se cumplen las expectativas marcadas en un principio.
  • Mi asesor o asesoría online carece de estructura elemental informática y/o de equipo humano de asesores especializados para cada materia, por lo que me siento mal asesorado, mal informado y mal atendido.

Precio o coste elevado respecto a otras asesorías y/o para el servicio que recibo

  • Mi cuota es mas elevada que otras que conozco (descubre aquí: gestoría autónomos online barata) o que he podido ver anunciadas en Internet o prensa.
  • Me cobran servicios que no me advirtieron que no estaban incluidos en la cuota y de los que no me advirtieron al contratar.
  • Pago por otros servicios que realmente ni uso ni necesito.
  • Me he visto obligado a pagar recargos o sanciones por errores o incumplimientos del asesor o de la asesoría.

Cuando ocurren alguna o algunas circunstancias como las descritas anteriormente, a veces, por pereza, o por miedo a las dificultades que puede entrañar el cambio o por falta de decisión para plantearlo abiertamente, nos cuesta dar el paso, pero estamos convencidos de que el cambio sería necesario y/o conveniente.

Pues bien, convenzámonos de que el cambio no solo es posible, sino que, de no hacerlo podemos estar perjudicando nuestra empresa o negocio y quizás permitiendo que en un futuro se pudieran derivar consecuencias mas graves.

Daremos a continuación algunas pautas de cómo y cuándo hacer el cambio para que resulte más fácil y conveniente. Los pasos a dar y que desarrollaremos a continuación son los siguientes: Primero elegir la nueva asesoría, segundo negociar y contratar con ella todas las variables del servicio que necesito y que me van a proporcionar, tercero que te detallen la información que tienes que recuperar de tu anterior asesoría y, por último, planifiquemos con nuestros

Cómo elegir nueva asesoría

Desde SAPIENTIA recomendamos plantearnos mas de una alternativa y no más de tres para no hacer muy largo y farragoso el proceso de toma de decisiones.

Recomendamos también elaborar previamente un cuaderno o panel de valoración de las diversas opciones que vayamos a analizar. En ese cuaderno o panel incorporaríamos todos los factores que vamos a estudiar de cada opción y que vamos a enumerar a continuación. La información de las diversas opciones de asesoría a contemplar, la deberíamos obtener por escrito en respuesta por mail a nuestra solicitud con las preguntas que realicemos.

  • Valoración del grado de atención y profesionalidad en el proceso de preguntas-respuestas sobre el servicio a contratar que percibamos de la asesoría. Valoraremos en este capítulo la rapidez y agilidad de atención a mis llamadas o contacto, la profesionalidad con que está elaborada la oferta que me presentan y que debe ser por escrito, el conocimiento y solvencia profesional que demuestra la persona que me atiende.
  • Valoración sobre el contenido del servicio que me ofertan o puedan ofertar: Valoraremos en este capítulo aspectos como amplitud del servicio, detalle del contenido del servicio que se recoge en la oferta escrita que me realicen, aspectos complementarios que puedan incluir como servicios adicionales caso de ser necesario, como por ejemplo Ley de protección de datos o Prevención de riesgos, o Registro de marcas o nombres comerciales, confección de contratos o asesoramiento mercantil.
  • Valoración sobre nivel profesional percibido de la asesoría: Valoraremos en este capítulo la respuesta que nos den a las siguientes dos cuestiones: Número de personas y cualificación profesional, experiencia del equipo de la asesoría, y/o asociaciones profesionales a las que pertenece la asesoría y sus profesionales. Podemos, en este caso, obtener información de la web de la asesoría, si la tiene. Si no la tiene, es un factor a valorar negativamente en cuanto a profesionalidad.
  • Valoración sobre la facilidad, calidad y valor añadido de los sistemas de gestión y comunicación de la asesoría: Preguntaremos y valoraremos lo siguiente: Si me puedo comunicar con ellos de forma ágil a través de alguna intranet o servicio de comunicación a través de su web y enviar y recibir por ese medio toda la información sin necesidad de desplazarme. Si puedo tener acceso por medio de esa intranet a mis datos o documentos en el momento que los pueda necesitar.
  • Valoración sobre precio y resto de condiciones económicas de su servicio: Pediremos y valoraremos el presupuesto del servicio que nos deberán envíar por escrito. El precio deberá solicitarse con precio desglosado para servicio contable y fiscal, para servicio laboral y si necesitamos otro servicio como asesoramiento mercantil o de gestión, que lo especifiquen también por separado. Si hubiera cuotas extra por servicios complementarios, debieran especificarse de forma detallada el concepto, la cuantía y la periodicidad de pago. Valoraremos también la forma de pago y si hay o no período de permanencia mínimo o alguna cuota inicial al comienzo del servicio.
  • Finalmente haremos una valoración de aspectos complementarios: De los que citaremos los dos más importantes:  Si dispone o no la asesoría de un seguro de Responsabilidad Civil para cubrir posibles perjuicios que pudieran generar a los clientes por causas imputables a la asesoría y si tienen certificado ISO del sistema de aseguramiento de la calidad de sus servicios. Otro aspecto importante a valorar a la hora de seleccionar la nueva asesoría es si esta se compromete a gestionar con el anterior asesor el cambio de asesoría.

Con las valoraciones (sugerimos establecer un sistema de puntuación para cada aspecto valorado) procedentes de las respuestas de cada capítulo obtenemos una nota media que deberá constituir una base importante para nuestra toma de decisión.

Negociación y contratación de todas las variables del servicio que me van a prestar

Los aspectos que deben figurar en el contrato o acuerdo con la asesoría deben ser los siguientes:

  • Contenido detallado del servicio, especificando claramente los aspectos que incluye el precio y los que no se incluyen y se pacta precio aparte, o que se presupuestarán a parte en caso de necesidad.
  • Contenido básico de las obligaciones en plazo y forma de suministro de la información por el cliente, necesaria para la prestación del servicio.
  • Contenido básico de las obligaciones de la asesoría con detalle de plazo y forma de suministro de la información que deba suministra al cliente como consecuencia del servicio prestado.
  • Precio o precios desglosados.
  • Forma de pago del o los precios.

Comunicación a la anterior asesoría de la fecha de cese

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Con independencia de la comunicación verbal que realicemos a la Asesoría o gestoría que dejamos sobre el cambio que vamos a realizar de asesoría, recomendamos una comunicación escrita.

En esta comunicación dejaremos constancia escrita de la fecha a partir de la cual se cesa el servicio anterior, se indican las obligaciones pendientes de cumplimentar por la anterior asesoría que irá en función de las cuotas pagadas o que aún se vayan a pagar, y se les informa de la documentación que deben entregar y fecha límite para la entrega, por ser esta propiedad del cliente y necesaria para que el nuevo asesor pueda continuar con el servicio.

No deberían surgir dificultades en cuanto a la entrega de documentación por parte de la asesoría cesante. Si el grado de profesionalidad es el adecuado, deberían colaborar en el proceso de traspaso facilitando toda la documentación que se les requiera, por ser esta propiedad del cliente y no de la asesoría.

Si tienes cuotas pendientes de pago, deberás hacer frente a ellas para restar argumentos de entorpecimiento, salvo que las cuotas impagadas se deban a que haya trabajos incompletos o mal realizados. En este último caso, debería llegar a un acuerdo con la Asesoría cesante.

Si aun así te ponen alguna traba, los argumentos principales a utilizar son, que la información y documentación no es propiedad de ellos sino tuya o de tu empresa, y que pueden incurrir en apropiación indebida si persisten en la negativa a facilitar la información o documentación que se les ha pedido. Deberán hacer frente además a los daños y perjuicios que se te puedan generar y que puedas probar que se han producido por sus incumplimientos al requerimiento de entrega de la documentación.

Finalmente, aportamos una relación orientativa de documentación (5 últimos años para todo) que deberá solicitarse su entrega a la asesoría cesante y que están obligados a entregar:

  • Declaraciones Censales (modelo 036 o 037)
  • Escrituras o contratos, información laboral, nóminas, TC1 y TC2 (seguros sociales de los trabajadores)
  • Libros oficiales, como el Libro Diario y los balances. Libros de facturas para los autónomos.
  • Sugerimos adicionalmente en soporte magnético último balance de sumas saldos y diario del ejercicio, ambos actualizados a la fecha de baja.
  • Libros auxiliares, como el registro del IVA o el Libro Mayor
  • Cuentas anuales del Registro Mercantil
  • Modelo 200 del Impuesto de Sociedades
  • Declaraciones de IVA, el modelo 300 de las declaraciones trimestrales y el modelo 390 de la declaración anual
  • Declaraciones de IRPF, modelos 110 y 190. Además, si tienes locales, también deberías solicitar los modelos 115 y 180.
  • Declaración anual de la renta de las personas físicas que hayan confeccionado
  • El modelo anual 347, por operaciones superiores a 3.000 euros
  • Todas las facturas emitidas y recibidas que les hayas entregado para contabilizar.
  • Cualquier otra documentación que se haya facilitado a la compañía para la gestión contable en los últimos 5 años.
  • Si se ha facilitado el certificado digital de administrador de empresa o personal del autónomo, es necesario solicitar se exporten estos certificados al correo electrónico del cliente, con instrucciones escritas de destruir la copia que mantenga la anterior asesoría.

Una opción a valorar a la hora de seleccionar la nueva asesoría es si esta se compromete a gestionar con el anterior asesor el cambio de asesoría y concretar con ellos las fechas y el modo de intercambio de documentación y datos del cliente.

Elección del momento del cambio

eleccion momento de cambio de asesoria

Un cliente puede cambiar de asesoría en el momento del año que decida y el nuevo asesor que se contrate, se hará cargo de presentar las declaraciones que procedan a partir del momento que se le haya contratado.

No obstante, hay momentos que puede resultar menos complejo realizar el cambio.

Con el inicio del año fiscal, (debes de conocer nuestra gestoría online fiscal y contable para empresas) es el momento más recomendable para realizar el cambio de asesoría tanto en lo referente a contabilidad y fiscal como laboral. Eligiendo esta fecha, una misma asesoría se hará cargo de todas las obligaciones del ejercicio. Esto facilita el traspaso de una asesoría a otra.

El momento idóneo es dentro del primer trimestre del año, y en concreto pasado el mes de enero con todas las declaraciones de enero presentadas y antes de que surja la obligación de presentar el primer trimestre del año siguiente. Digamos por ejemplo que los meses de febrero y marzo, son excelentes meses para el cambio.

Otra opción también recomendable es con el cambio de trimestre, pero evitando los meses de presentación de impuestos para evitar prisas y retrasos. Esto es, febrero y marzo, mayo y junio, agosto y septiembre y noviembre y diciembre.

Conclusión

Como conclusión indicaros que debemos tratar de optimizar siempre este servicio de asesoría y contratarlo con proveedores que nos aseguren que su contenido, calidad y precio se adapta a nuestras necesidades.

Cambiar de proveedor con frecuencia se hace necesario para optimizar adquisición de nuestra empresa. No es muy diferente con el servicio de asesoría y gestoría, únicamente hay que decidir, preparar y planificar bien el cambio.

Cambiar de Asesoria: Trámites, Cuando y Por Qué
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