Tramites para crear una empresa, Trámites legales para mi primer negocio

El proceso de creación de una empresa o negocio es una tarea difícil, quizás no por su complejidad, sino en muchas ocasiones por la laboriosidad de la tramitación para formalizar dicha creación y puesta en marcha.

A través de este post veremos los pasos a seguir, desde que se concibe una idea de negocio y se decide su emprendimiento, hasta el inicio de la actividad.

El primer paso que se debe dar ante una idea de negocio consiste en elaborar un Plan de Negocio. A la hora de decidir crear una empresa, hay que tener en cuenta, entre otros, los siguientes factores: la definición de la actividad a desarrollar, la planificación global y a largo plazo, la valoración de riesgos, la capacidad financiera, la viabilidad del negocio, el estudio de mercado… Todos estos aspectos conviene recogerlos en un documento, que se denomina Plan de Empresa.

El plan de empresa o negocio

Cuando una persona decide emprender una actividad empresarial, lo primero que debe hacer es plasmar su idea en un proyecto o PLAN DE EMPRESA.

Este plan debe estar formalizado por escrito y debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Mercado

Antes de abordar un proyecto es necesario realizar un análisis del mercado con objetividad y realismo tratando de responder, entre otras, a las siguientes preguntas:

  • ¿Estamos ante un mercado en crecimiento?
  • ¿Sabe si existe mucha competencia en el mercado al que se va a enfrentar?
  • ¿Sabe si existen barreras de entrada o puede entrar cualquier competidor?

En base a este análisis debemos formular un plan comercial en el que se especifique nuestra estrategia de venta, plan de marketing y redes de venta y distribución.

Producto o servicio

Es necesario definir claramente nuestro producto o el servicio que se va a prestar. Pocas son las empresas que tienen la capacidad de definir de manera clara y unívoca en qué consiste el producto que venden, y el valor que ofrecen al posible comprador. Sin este requisito, será imposible la diferenciación, y a los vendedores les será muy complejo realizar su trabajo.

Una buena definición del producto requiere un trabajo previo muy intensivo   para lograr diseñar una fórmula sencilla, simple, recordable, memorable y diferenciadora.

En este sentido, existe una estrategia que debe usarse para acometer esta labor y que consta de los siguientes pasos:

  1. Clarificar los atributos físicos del producto o servicio y seleccionar aquellos que sean diferenciales. (Envase, diseño, contenido, forma…).
  2. Fijar los atributos funcionales básicos (para qué sirve, fiabilidad, versatilidad,…).
  3. Establecer los atributos psicológicos o de imagen (qué imagen proyecta su uso en el consumidor).
  4. Especificar su valor de servicio y de precio (si el precio y servicios asociados son diferenciadores).
  5. Anotar las ventajas en los anteriores puntos de la oferta propia sobre la competencia.
  6. Escribir los beneficios y el valor que aporta al cliente en cada uno de los primeros cuatro puntos. Comunicar estos beneficios y el valor al total de colaboradores favorece las relaciones intraempresa y hace que se produzca un efecto multiplicador al ir todos en la misma dirección.

Una buena definición del producto requiere un trabajo previo muy intensivo para lograr diseñar una fórmula sencilla, simple, recordable, memorable y diferenciadora.

Una vez que se ha hecho este ejercicio, ya sabrá por qué y en qué es diferente el producto y por qué lo comprarán los consumidores.

Finalmente resulta conveniente identificar si alguna característica de nuestro producto resulta protegible por patente y si el registro de marca comercial puede aportar diferenciación a nuestro producto.

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Problemática administrativa

Otro elemento a tener en cuenta consiste en identificar aspectos administrativos como:

  • Contratos de trabajo, convenios, seguridad social …
  • Permisos, impuestos, licencias municipales …
  • Seguros

Estudio Económico del proyecto

Una vez definido el producto y el mercado, conocida la problemática administrativa que se requieren para la actividad, es imprescindible realizar un estudio económico del proyecto:

  • El primer paso es confeccionar unas previsiones de ventas de los diversos productos a comercializar. Apoyarse en las conclusiones del estudio de mercado es esencial para no errar en las previsiones de ventas. Conocer la evolución de ventas de la competencia en sus primeras etapas ayudará a centrar la previsión.
  • Hay que valorar estas previsiones de ventas realizada en unidades asignando precios de venta a cada producto y calculando la cifra de negocio del proyecto por meses y años.
  • A continuación, debemos evaluar los costes de producción de los productos y servicios. Los costes variables en primer lugar y estimar también los costes fijos hasta obtener un coste completo de cada producto.
  • Por último, estimar el coste de la estructura de soporte que necesitará el negocio.
  • Con todo ello, construimos cuentas de resultados previsionales por meses y años de inicio del negocio.
  • Debemos calcular con toda esa información, el punto de equilibrio del negocio que se define como el número de unidades de producto que necesito vender para beneficio cero.

Financiación

Generalmente es el primero y gran obstáculo para comenzar un proyecto empresarial, y por lo tanto constituye un punto vital:

  • Hay que hacer un plan financiero de la puesta en marcha del negocio o la empresa. Se trata de confeccionar un cuadro mensualizado de los fondos que se van a tener disponibles inicialmente y de los ingresos por ventas que se van a obtener y de los pagos por gastos en los que se tendrán que incurrir mensualmente. Es recomendable al menos estimar un año de plan financiero y deseable dos años. Posteriormente y a la vista del resultado que arroja el cuadro preguntarse: ¿Se dispone de recursos propios suficientes? ¿Cuándo y cuánto es el déficit?
  • ¿Cómo vamos a cubrir el déficit presupuestado? ¿Es necesario acudir a otras fuentes de financiación como créditos o préstamos?
  • ¿Existen medidas de apoyo de las administraciones públicas, a las que se pueda acoger el proyecto?

El siguiente paso es la elección de la forma jurídica teniendo en cuenta una serie de factores clave: el número de socios, la cuantía del capital social y la responsabilidad frente a terceros. Dependiendo de la forma jurídica escogida, habrá que llevar a cabo trámites para la adopción de la personalidad jurídica y los correspondientes al ejercicio de la actividad. Por otra parte, el sistema de creación telemática de empresas ofrece una mayor agilidad y comodidad en estos procesos.

Finalmente, es interesante conocer los programas de financiación para emprendedores y PYME, ayudas públicas en función de sectores y comunidades autónomas y las distintas formas de contratación laboral con sus posibles bonificaciones y costes.

La Dirección General de Industria y de la PYME (DGIPYME) dispone de los siguientes instrumentos y programas para facilitar el acceso de los emprendedores y las PYME a otras fuentes de financiación:

La DGIPYME convoca anualmente ayudas que sirven de apoyo directa o indirectamente a emprendedores y a la PYME.

La DGIPYME cofinancia un servicio de asesoramiento personalizado para el crecimiento empresarial a través de la Fundación EOI del Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

La DGIPYME proporciona financiación directa a emprendedores y PYME a través de la Empresa Nacional de Innovación, SA (ENISA).

Reafianzamiento a las Sociedades de Garantía Recíproca a través de la Compañía Española de Reafianzamiento SA (CERSA).

Variables para la elección de la forma jurídica bajo la que se va a desarrollar el negocio

Sapienta Asesores y Consultores, s.l. recibe anualmente cientos de consultas de sus clientes. La experiencia en consultas de Sapienta Asesores y Consultores, s.l  refleja que:

“El 35 % de las consultas procedentes de pymes y autónomos durante el pasado año estuvieron relacionadas con materia mercantil (sociedades, contratos mercantiles, protección de datos…)”.

Una pregunta muy repetitiva y quizás la más numerosa recibida en el área mercantil de nuestra empresa, procedente de los autónomos es… ¿qué me interesa más, empezar como autónomo o crear una SL?

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Analizamos a continuación todas las implicaciones de esta pregunta tan habitual entre los emprendedores planteamos una serie de criterios para ayudar a la toma de la decisión correspondiente.  También vamos a ayudar a profundizar el algunos de estos criterios que, pareciendo que inicialmente tienen ventajas ara una u otra fórmula, tras un análisis más detallado, vemos que se esfuma buena parte de las pretendidas ventajas.

Y es que antes de crear tu negocio es importante conocer las distintas opciones jurídicas que tienes, estudiar sus características y determinar qué figura se ajusta mejora a tus necesidades. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber acerca de los dos tipos de formas jurídicas más comunes en España, los autónomos y las sociedades limitadas.

¿Autónomo o SL?

No existe una fórmula matemática que permita determinar con total precisión el tipo de forma jurídica más adecuado para constituir tu empresa, pues depende de una serie de factores económicos, personales y comerciales.

Pero sí hay ciertas pautas y criterios que te pueden ayudar a la hora de elegir el tipo de sociedad que mejor se adecua a tus necesidades.

Los 7 criterios principales a tener en cuenta son:

  1. Responsabilidad: La principal desventaja del empresario individual respecto a la S.L. es su responsabilidad ilimitada, ya que responde con su patrimonio personal por las deudas frente a terceros, mientras que la SL, como su nombre indica, es de responsabilidad limitada y por tanto sólo responde con el patrimonio de la sociedad.
  2. Constitución de la empresa: los trámites y costes de constitución como autónomo son muchos más baratos y sencillos que los de una S.L. y el proceso es mucho más rápido, se puede hacer en un único día mientras que una sociedad puede demorarse entre 5 y 30 días.
  3. Costes de gestión: el coste de gestoría de los autónomos suele ser más bastante más bajo en el caso de los autónomos que en el de las SL debido a que su contabilidad es bastante más sencilla. Además, desde la aprobación de la tarifa plana, durante el primer año y medio la cuota de autónomos es bastante más baja en el caso de un empresario individual que en el de una SL, lo que se traduce en un ahorro de 3.500 euros.
  4. Aportación económica: la creación de una SL exige aportar un capital social de 3.000 euros, mientras que como autónomo no es necesaria ninguna aportación. Ahora bien, ese capital social hay que depositarlo en el banco, obtener el resguardo correspondiente y a continuación se puede disponer de él para los gastos e inversiones del negocio, como explicamos en nuestro artículo cómo crear una SL.
  5. Impuestos: el autónomo tributa por el IRPF, que es un impuesto progresivo, de manera que con grandes beneficios el tipo a aplicar es mayor que en el caso del impuesto de sociedades, que es un impuesto con tipos fijos, en concreto del 25% (aunque bonificado para los tres primeros años de beneficios al %). pero cuidado, esta ventaja sólo tiene realmente valor si parte de los beneficios los fueras a dejar como patrimonio de la sociedad. Si lo que quieres es llevarte todo el beneficio a casa para tus gastos personales, tendrás que tributar por tu nómina o por los dividendos que te lleves y al final queda más o menos igual puede que incluso peor.
  6. Acceso a financiación bancaria: las sociedades limitadas tienen en principio una mayor facilidad para acceder a créditos bancarios, ya que las cuentas de estas formaciones empresariales son más claras y precisas, por lo que el hecho de ser una S.L siempre dará mayor confianza económica. Ahora bien, en ambos casos al final lo que es fundamental es el aval o garantía.
  7. Imagen comercial: las SL ofrecen una imagen más profesional, de empresa más grande y solvente, por lo que a nivel comercial muchas veces son la opción más indicada.

Ventajas y desventajas de autónomos y SL

El siguiente cuadro nos ofrece un resumen básico de las ventajas y desventajas del autónomo y la SL

Autónomos                                                                       

Ventajas

  • Tramites de alta sencillos y baratos
  • Sin capital social Inicial
  • Rápida constitución
  • Sin socios: control total del negocio
  • Autónomo Tarifa plana 50 € 6 meses
  • Bonificaciones 18 meses

Inconvenientes

  • Responsabilidad personal Ilimitada
  • Imagen de menos entidad empresarial
  • Mas dificultades de financiación bancaria

 

Sociedad

Ventajas

  • Responsabilidad limitada al patrimonio
  • Social
  • Mayores facilidades bancarias
  • Ventajas fiscales beneficios tres primeros años: impuestos sociedades reducido.

Inconvenientes

  • Constitución más compleja, lenta y cara
  • Mayores requisitos formales y mercantiles
  • Con socios y control repartido del negocio salvo sociedad unipersonal
  • Administrador autónomo societario no bonificaciones ni tarifa plana

Como conclusión, y salvo que haya motivos comerciales o financieros que aconsejen lo contrario (o que necesariamente tengas que empezar con socios, recomendamos iniciar tu actividad empresarial dándote de alta como autónomo y acogiéndote a la tarifa plana, la manera más sencilla y barata de empezar un negocio.

Cambio de sociedad

Una vez que la empresa o negocio tome un buen rumbo y cuentes con una facturación de cierta entidad, será el momento de estudiar el cambio a Sociedad.

Proceso de constitución Empresario Individual (Autónomo)

  • Alta en Seguridad Social Régimen de trabajadores autónomos
  • Alta en Hacienda (AEAT)

Proceso de constitución Sociedad de Responsabilidad Limitada

  • Registro Mercantil Central: Certificación negativa del nombre de la sociedad
  • Agencia Tributaria (AEAT): Número de identificación fiscal
  • Notario: Escritura pública

La escritura de constitución de la sociedad deberá ser otorgada por todos los socios fundadores, sean personas físicas o jurídicas, quienes habrán de asumir la totalidad de las participaciones sociales. Deberá contener necesariamente:

  • La identidad del socio o socios.
  • La voluntad de constituir una sociedad de responsabilidad limitada.
  • Las aportaciones que cada socio realice y la numeración de las participaciones asignadas en pago.
  • La determinación del modo concreto en que inicialmente se organice la administración, en caso de que los estatutos prevean diferentes alternativas.
  • La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y de la representación social.
  • Se podrán incluir todos los pactos y condiciones que los socios juzguen convenientemente establecer, siempre que no se opongan a las leyes reguladoras.

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Los estatutos de la sociedad, en los que se hará constar, al menos:

  • La denominación de la sociedad.
  • El objeto social, determinando las actividades que lo integran.
  • El domicilio social.
  • El capital social, las participaciones en que se divida, su valor nominal y su numeración correlativa y, si fueran desiguales, los derechos que cada una atribuya a los socios y la cuantía o la extensión de éstos.
  • El modo o modos de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren.
  • El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.

La escritura de constitución deberá presentarse a inscripción en el Registro Mercantil Provincial.

  • Consejerías de Hacienda de las CC.AA: Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (sujeto pero exento)
  • Registro Mercantil Provincial: Inscripción de la empresa en el Registro

Desde SAPIENTIA ASESORES Y CONSULTORES S.L. te ayudamos a constituir tu sociedad de forma fácil y rápida. Para ello te invitamos a que conozcas cómo trabajamos con autónomos en nuestra sección de: gestoría online para autónomos y en el caso de que te decidas a constituir una sociedad en: gestoría online para empresas.

En SAPIENTIA ASESORES Y CONSULTORES S.L. somos PAE (Punto de atención al emprendedor) y te asesoramos y gestionamos la constitución de tu empresa.

Costes para constituir una SL

¿Cuáles son los costes que tiene que asumir el emprendedor para la constitución de una sociedad?

Pasamos de forma sencilla y esquemática a resumirlos:

Reserva de denominación social

La reserva de la denominación social de la nueva empresa es necesario realizarla previamente a constituirse, ya que es uno de los documentos que se ha de adjuntar en la escritura de constitución. Ha de solicitarse en el Registro Mercantil Central, y tiene un coste de entre 15 y 20 Euros en función del medio de entrega que solicitemos (conviene solicitar entrega telemática o descargándola de la web que no tiene costes de envío y además la gestión es mucho más rápida).

Costes notariales

Uno de los principales costes, y que son inevitables, son los costes notariales.

Para constituir una sociedad mercantil, imprescindiblemente, debemos hacerlo ante un notario, que público y lógicamente, el notario cobrará por ello unos honorarios.

La ventaja es que los aranceles notariales son fijos e iguales, por lo que tenemos plena libertad de elegir uno u otro según la confianza o intereses que tengamos. La diferencia de precios estriba en los servicios adicionales que se incluyan y si se cobran o no, y la reducción arancelaria que puedan aplicar en determinados casos. Puede existir cierta diferencia económica entre acudir a un notario u otro. Conviene pedir precios antes. Su coste constituyendo a través de un punto PAE ronda en torno a los 200 €, para un capital social mínimo de 3.000 €.

Inscripción en el registro mercantil

El coste final de la inscripción, haciéndolo desde un punto PAE (punto de ayuda al emprendedor) dependiendo de las particularidades, tipo de órgano de administración (con las correspondientes inscripciones adicionales que ello puede implicar), etc. está en torno a los 150 € para capital mínimo de 3.000 €.

 

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