Legalización de los libros oficiales en el Registro Mercantil

La normativa establece la obligación de legalizar en el Registro Mercantil de la provincia que les corresponde, los libros contables correspondientes a cada ejercicio anual finalizado.

Los libros de obligada legalización son los siguientes:

  • Libro diario.
  • Libro de inventarios y balances.
  • Cuentas anuales, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales para casos concretos. Este trámite se realiza de forma telemática desde hace años.

Plazo para la Legalización

El plazo para esta legalización está establecido por la normativa como hasta el 30 de Abril del año siguiente al ejercicio cerrado, para las empresas, cuyo ejercicio social coincida con el año natural.

Adicionalmente y como novedad desde el ejercicio de 2015, las empresas tienen obligación de legalizar de forma telemática el libro de actas de la Juntas de Accionistas o partícipes, registro de socios, registro de acciones nominativas, registro de contratos entre el socio único y la sociedad para las sociedades unipersonales.

Para este último grupo de libros, aunque se disponga de un libro en papel debidamente legalizado, resulta obligatorio. Se deben escanear las actas de dicho ejercicio en un solo documento y realizar la presentación telemática.

Para estos últimos libros y con la finalidad de preservar la privacidad de las empresas, a pesar de que el registro mercantil es un registro público, la información correspondiente a dichos libros no será de acceso público.

Presentación libros oficiales telemática

En la primera presentación telemática de estos los libros de actas, registro de socios, registro de acciones nominativas y libro de contratos del socio único con la sociedad, para aquellos que no lo hicieran en su momento, pueden legalizarlos con efectos retroactivos incorporando toda la información anterior y añadiendo un certificado del órgano de administración.

En el que haga constar que ha cerrado los libros mencionados a fecha 31 diciembre del último ejercicio, a través de una diligencia que conste en los mismos, como si fuera la última acta, registro o contrato.

Legalizacion libros contables fuera de plazo

La presentación fuera de plazo de los libros contables obligatorios a legalizar no lleva aparejada sanción alguna del Registro Mercantil.

En el ámbito específicamente tributario, no es probable que, con carácter general, la legalización fuera de plazo pueda suponer que la Administración tributaria aprecie automáticamente la comisión de una infracción tributaria.

No legalización de los libros oficiales

“El artículo 200 de la Ley General Tributaria 58/2003, de 17 de diciembre establece:

 “1. Constituye infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, entre otras:

a) La inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros y registros exigidos por las normas tributarias.

f) La autorización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera exija dicho requisito”.

En el ámbito estrictamente tributario, la falta de legalización de los libros contables, eventualmente, podría dar lugar a que se califique como infracción tributaria y, en su caso, se podría imponer una sanción tributaria fija.

La infracción prevista en este artículo será grave y podría consistir en multa pecuniaria de cuantía fija de 300 euros.

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