Parte II: ¿Qué puede hacer una Pyme para reducir la morosidad?

En días pasados hemos analizados algunas opciones para evitar o reducir los morosos en las Pymes. Ver post Parte I: ¿Qué puede hacer una Pyme para reducir o evitar a los morosos?  En esta primera entrega estuvimos analizando cómo hacer para traspasar a otras entidades el riesgo comercial y vimos figuras como prepago, el factoring o el seguro de crédito.

Tal y como habíamos prometido, ahora vamos a desarrollar un plan de actuación para reducir la morosidad en los casos en los que no resulte posible, ya sea por coste, por razones de mercado  o por otras razones, ceder el riesgo comercial a terceros.

Antes haremos unas consideraciones previas.

CONSIDERACIONES PREVIAS

1. La reducción de la morosidad debe ser un objetivo de toda la organización, comenzando por la cabeza.

2. El objetivo de reducción de la morosidad debe contar con un plan de actuación definido, formalizado, documentado, e informado a toda la organización.

3. El objetivo de reducción de la morosidad debe estar incorporado a los objetivos concretos de los departamentos más afectados e incorporado también a la política retributiva del equipo comercial y personas directamente encargadas de la gestión de riesgo comercial.

4. Finalmente, asuma que es muy difícil eliminarla totalmente y prepare su plan de gestión de recobros.

Desarrollaremos estas consideraciones:

1. Objetivo de toda la organización

Desde la Gerencia se debe impulsar la implantación de una política de control y gestión de riesgo comercial, debe definirla y formalizarla, debe establecer de forma negociada con los responsables unos objetivos  medibles de esta política y debe transmitir a toda la organización que la propia gerencia está directamente implicada en su éxito.

Desde la gerencia se debe mentalizar al departamento comercial que su objetivo no es optimizar las ventas, sino optimizar los cobros, es decir que una venta no es sino un perjuicio, si no se cobra, por lo que el objetivo de la red comercial no empieza ni acaba con vender, sino con cobrar las ventas realizadas.

2. Se debe contar con un plan de actuación definido

Este plan de actuación debe contener como mínimo los siguientes elementos:

2.1.- Obtener información financiera y de historial de pagos de los clientes a los que se va a vender a crédito

Para ello es fácil y no muy caro obtener un informe financiero de alguna de las varias empresas de informes que hay en el mercado. Si compras por paquetes, te saldrá más barato. Las más conocidas son e-informa (Grupo CESCE D&B),  Iberinform (Grupo Crédito y Caución)   y Asexor.

Puede incluir si se pide información sobre anotaciones en los registros de morosos como RAI, Asnef.. de cada empresa cliente.

2.2.- Analizar la información, analizar la solvencia de cada cliente y definir para cada cliente

* Forma de pago

* Documentación de los pagos (letras, cheques, pagare…)

* Límite de riesgo comercial a conceder a cada cliente.

2.3.- Establecer responsables y sistemas para la gestión de cobros de los clientes.

2.4.- Hacer seguimiento permanente de los cobros, retrasos y excesos de riesgo sobre los límites concedidos. Analizar divergencias en cuanto a la documentación de los cobros

2.5.- Formalizar semanalmente un Plan de Acciones para los clientes que se desvié de plazos, niveles de riesgo o documentación de la deuda

Asignar  a cada acción un responsable y un plazo de ejecución. Revisar resultados.

3.- El objetivo debe estar incorporado a los objetivos concretos de los departamentos más afectados e incorporado también a la política retributiva del equipo comercial

3.1.- El departamento de administración debe encargarse de obtener información relevante de la solvencia del cliente y participar en la asignación del límite de riesgo, su seguimiento y control de la documentación de la deuda. Debe formalizar con el equipo comercial el plan de acciones permanente para recuperar desviaciones. El grado de consecución del objetivo anual de morosidad controlado por ejemplo por la pérdida neta anual por morosidad, puede formar parte de retribución variable de ese departamento.

3.2.- El departamento comercial debe ejecutar las políticas de cobro y riesgo establecidas, dotar a administración de toda la información relevante que conozca sobre solvencia de los clientes, gestionar los cobros en la forma y plazos establecidos y participar en elaboración de los planes de acción y su ejecución para reducir desviaciones. Los objetivos de ventas deben transformarse en objetivos de cobro de ventas realizadas y sus incentivos por ventas, deben transformarse en incentivos por ventas cobradas.

La cuarta consideración que consiste en asumir que es muy difícil eliminarla totalmente y preparar un plan de gestión de recobros la trataremos en un próximo artículo de nuestro blog.

Los profesionales de Sapientia tiene gran experiencia en gestión de créditos, cobros y recobros y pueden asesorarte y aconsejarte en esta materia y con ello ayudarte a reducir tu riesgo comercial y mejorar tu liquidez.

   

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